QR-facture: Ce que vous devez savoir
Andreas Bünter
Andreas Bünter est expert en gestion des coûts et des recettes des entreprises moyennes. Il conseille des clients de l’industrie, du commerce et de la santé. Il est analyste financier avec dipl. féd. et auteur du livre «Transformation numérique pour accroître sa compétitivité».
Aides de travail appropriées
Payer avec une facture QR
Le code QR contient toutes les données nécessaires à l'exécution d'un paiement sous forme structurée. Ces données peuvent être lues par une machine (mot-clé: automatisation au lieu de saisie). Des informations supplémentaires pour le traitement automatique des factures peuvent être enregistrées dans le code QR.
Comment pouvez-vous, en tant que client privé ou entreprise, payer cette facture?
Si vous ne l'avez pas encore fait, prenez dès maintenant les dispositions nécessaires pour pouvoir payer les factures QR de manière automatisée. Le mieux est de vous informer sur les possibilités offertes sur le site web de votre banque habituelle. Si l'on prend l'exemple de la banque Raiffeisen, vous pouvez payer la facture de la manière suivante:
- dans l'e-banking via smartphone -> action nécessaire: vous devrez probablement mettre à jour l'application e-banking installée sur votre smartphone pour pouvoir lire la facture QR.
- dans l'e-banking avec un lecteur de justificatifs -> action nécessaire: actualiser/remplacer le lecteur de justificatifs (voir remarque dans cet article)
- manuellement dans l'e-banking -> aucune action nécessaire, car vous saisissez les données manuellement
- avec un ordre de paiement -> aucune action nécessaire -> utilisez plutôt l'e-banking pour économiser du temps et de l'argent.
- au guichet de la banque/poste -> utilisez l'e-banking pour économiser du temps et des frais.
Factures fournisseurs
Étapes nécessaires si vous n'avez pas encore effectué de modifications pour payer une QR-facture:
- Lancez immédiatement un «petit projet» afin de procéder aux adaptations techniques du matériel et des logiciels. Pour ce faire, analysez brièvement dans un premier temps la manière dont vous payez actuellement les factures. L'analyse comprend l'enregistrement des étapes de travail réelles et des logiciels utilisés. De la réception de la facture au paiement, en passant par la vérification et la validation. Remarque: près de 90% des clients professionnels utilisent un logiciel standard qui doivent mis à jour. Veuillez vous informer à ce sujet sur le site Internet de votre fournisseur de logiciels ou de votre prestataire de services.
- Pour la QR-facture, il est probablement nécessaire d'agir au niveau de la comptabilité des créanciers (factures entrantes) et du logiciel de paiement. Vérifiez les données de base des créanciers et complétez-les avec les IBAN et, le cas échéant, les QRIBAN. Vos lecteurs ou plateformes de numérisation sont-ils compatibles? Assurez-vous que votre matériel et vos logiciels peuvent lire et traiter les codes QR.
- Les lecteurs QR peuvent aider au traitement. Il existe différents modèles sur le marché. Si vous traitez plus de 30 factures par cycle de paiement, il est recommandé d'utiliser un lecteur de documents professionnel avec traitement par lots.
Info code QR
Voici ce qui change pour vous en tant que destinataire de factures:
- un code QR contient toutes les données pertinentes pour le paiement
- nouvelles références de paiement «Référence QR» et «Référence créancier»
- formats de compte: uniquement IBAN ou QR-IBAN
- impression sur papier blanc
Voici les changements qui vous concernent en tant qu'émetteur de factures:
- la facture QR remplace les bulletins de versement existants
- uniquement IBAN et QR-IBAN comme numéros de compte
- nouvelles procédures de référence: QR-IBAN avec référence QR et IBAN avec référence du créancier
- possibilité de communication pour toutes les procédures
- impression sur papier blanc
Recommandations de produits
Optimisation de la comptabilité clients grâce à la transformation numérique
L'émission d'e-factures vous permet d'économiser du temps, du papier et de l'argent dans le cadre de la comptabilité débiteurs. En effet, les e-factures sont envoyées par voie électronique aux clients privés et professionnels. Vous pouvez les livrer directement à partir d'un logiciel. Cela vous permet également d'économiser des frais d'impression et d'envoi. Le taux de livraison des factures devrait être plus élevé, car les changements d'adresse ne jouent aucun rôle. Le processus de réception des paiements n'est pas modifié.
Une solution intégrée à votre logiciel financier est idéale si vous souhaitez automatiser l'ensemble du processus. Les données sont alors transmises directement au client via votre prestataire de services financiers. Le prix de ce service dépend du nombre d'e-factures reçues et/ou livrées par client et par mois. Pour donner un ordre de grandeur: jusqu'à 1000 e-factures par mois, une facture coûte environ 0,40 CHF. A quoi il faut ajouter les frais d'installation.
Le répertoire des participants à l'e-facture www.eDirectory.ch répertorie les entreprises et organisations domiciliées en Suisse qui échangent des factures sous forme électronique avec leurs partenaires commerciaux.
Si vous n'avez que quelques factures par an, vous n'avez pas besoin de logiciel pour cela. Il existe des possibilités de saisir manuellement les e-factures en ligne. Renseignez-vous à ce sujet auprès de votre prestataire de services financiers.
Comptabilité débiteurs
Etapes nécessaires si vous n'avez pas encore effectué de modifications pour l'émission de la QR-facture:
Lancez immédiatement un «petit projet» afin de procéder aux adaptations techniques du matériel et du logiciel. Analysez brièvement dans un premier temps la manière dont vous établissez actuellement les factures. L'analyse comprend l'enregistrement des étapes de travail réelles et du logiciel utilisé. De l'établissement de la facture à l'envoi et au contrôle de la réception du paiement.
Comment établissez-vous des factures?
De manière automatisée via la comptabilité clients, le logiciel de facturation avec des bulletins de versement (ES et/ ou ESR/BESR).
Devez-vous faire quelque chose concernant l'utilisation des systèmes débiteurs?
Vérifiez les données de base de vos débiteurs. Veillez à ce que les adresses soient dans la mesure du possible enregistrées de manière structurée.
Déterminez si la solution de facturation que vous utilisez prend en charge la création de factures QR et planifiez dès maintenant le moment du passage à la nouvelle solution pendant la phase de transition.
Questions et réponses les plus fréquentes sur le bulletin de versement avec code QR
Les bulletins de versement actuels seront remplacés par la partie paiement avec Swiss QR-Code et disparaîtront donc. Sera-t-il possible à l'avenir de facturer uniquement avec des factures QR?
Oui, après une période de transition qui reste à définir, il ne sera plus possible de facturer qu'avec la facture QR et de payer avec la partie paiement.
Que se passe-t-il avec les bulletins de versement neutres actuels?
PostFinance proposera une alternative pour les versements sans facture QR au guichet de la Poste dans les agences postales ou les succursales avec partenaires.
A partir de quand les bulletins de versement actuels ne pourront-ils plus être utilisés?
Pendant une phase de transition, l'utilisation parallèle des bulletins de versement rouge et orange actuels et de la partie paiement est possible. La place financière suisse n'a pas encore fixé de date limite pour l'utilisation des bulletins de versement rouge et orange.
Est-il possible de décider librement si les bulletins de versement rouge et orang ou la facture QR peuvent continuer à être utilisés pour la facturation?
Après une phase d'exploitation parallèle, qui doit être aussi courte que possible, les bulletins de versement orange et rouge actuels ne seront plus traités. A partir de ce moment-là, seule la facture QR pourra être utilisée pour la facturation.
La QR-facture peut-elle être utilisée pour des paiements à l'étranger?
Il faut ici distinguer deux cas:
- Paiements de la Suisse vers l'étranger: cela n'est possible que si le destinataire de la facture propose une relation bancaire en Suisse ou au Liechtenstein. Sinon, les paiements se font comme auparavant avec le numéro de compte IBAN par voie électronique via l'e-banking.
- Paiement de l'étranger vers la Suisse: la place financière suisse ne peut pas influencer si les banques à l'étranger soutiennent la QR-facture. Dans les régions proches de la frontière, il y aura peut-être des offres correspondantes pour les clients suisses.
Quelles monnaies peuvent être utilisées pour la QR-facture?
Le franc suisse et l'euro. L'abréviation de la monnaie CHF ou EUR doit être imprimée sur la partie paiement en dessous du Swiss QR-Code et à gauche du champ du montant ainsi que sur le récépissé.
Comment l'émetteur de factures peut-il créer une partie paiement sans solution logicielle?
A l'avenir, il sera possible de créer soi-même des factures QR et de les imprimer sur du papier blanc. À titre d'exemple, PostFinance met à votre disposition un générateur de QR depuis le 30 juin 2020. Renseignez-vous sur les possibilités auprès de votre banque habituelle.
Source des questions et réponses sur la facture QR: www.paymentstandards.ch
