E-Facture: Le moteur de la numérisation du département financier
Andreas Bünter
Andreas Bünter est expert en gestion des coûts et des recettes des entreprises moyennes. Il conseille des clients de l’industrie, du commerce et de la santé. Il est analyste financier avec dipl. féd. et auteur du livre «Transformation numérique pour accroître sa compétitivité».
Le défi: une meilleure efficience
Il est clair que le relèvement de l’efficience dans le domaine administratif ne constitue pas le seul défi auquel les départements financiers sont confrontés. Toutefois, ils doivent être conscients, même en temps de crise, que ces problèmes se poseront à nouveau avec acuité au plus tard lors de la prochaine reprise:
- Pénurie de travailleurs qualifiés
- Augmentation des exigences comptables
- Risques de sécurité et de contrôle
- Des processus défectueux irritent les clients
Tous ces problèmes ont souvent la même origine, à savoir qu’ils sont les symptômes de processus basés sur des activités manuelles, autrement dit, sur un mode de travailler qui prend beaucoup trop de temps. Ce qui, combiné au manque de main-d’œuvre actuel, constitue un véritable défi. En outre, tout le monde sait que de mauvais processus numérisés restent de mauvais processus.
Une première étape dans le processus de numérisation est constituée par la facture électronique. En 2018 (dernière mesure), près de 21,49 millions de factures électroniques avaient été envoyées en Suisse. La facture électronique est incontestablement l’élément clef de base dans l’automatisation des processus. Souvent, elle est transmise en tant que PDF et déposée en partie sous forme complémentaire dans l’outil CRM (Customer Relationship Management).
La plupart des entreprises disposent aujourd’hui à la fois de formulaires électroniques et papier. Ce double traitement génère des coûts supplémentaires que toute entreprise devrait éviter. Certaines font ainsi payer les factures papier afin de partager leurs coûts avec le client. Combien de classeurs avez-vous acheté ces derniers mois pour stocker des factures?
Bien qu’il y ait une forte tendance générale à aller en direction de la facturation électronique, les petites entreprises en particulier continuent à imprimer des factures pour les archiver dans leur propre système de classement, ce qui n’apporte aucune valeur ajoutée.
Cela s’applique également à d’autres documents qui sont toujours imprimés. En l’absence de dispositions juridiques contraires, chaque document ne devrait exister que sous forme électronique. Pour que cela soit utile partout, il faut évidemment que les équipements correspondants, tels qu’une solution d’archivage, soient déployés. Une raison fréquente pour laquelle les entreprises hésitent encore à investir dans l’archivage électronique est constituée par les incertitudes dans le secteur de la sécurité informatique. Mais revenons à notre sujet.
Optimisation de la comptabilité des fournisseurs grâce à la transformation numérique
Considérons de plus près cet exemple. L’optimisation de ce domaine rend déjà rentable la transformation numérique aux yeux de la plupart des directeurs financiers. Considérons ensuite comment ce système fonctionne dans une entreprise qui a entièrement automatisé ses factures.
Grâce à l’indexation intelligente, le temps nécessaire à la saisie des données peut être réduit d’environ 95%. Cette énorme économie de temps peut maintenant être utilisée à des fins beaucoup plus productives. Les doubles archives d’information feront alors partie du passé grâce au système d’indexation.
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