Obligations de conservation: Dans la comptabilité et la tenue des comptes
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Thomas Rautenstrauch est professeur pour la formation en économie d’entreprise et plus particulièrement en accounting et controlling. Il est d’ailleurs directeur du Center for Accounting & Controlling de la Haute école d’économie de Zürich. De plus, il enseigne, en qualité de professeur invité, le management accounting en Executive MBA au sein de l’Institute for Management in Technology (iimt) de l’Université de Fribourg. Thomas Rautenstrauch est l’auteur de plusieurs ouvrages spécialisés et de nombreux articles pour des revues et pour la presse économique.
Aides de travail appropriées
Délais de conservation – Les principales sources juridiques
Les principales sources juridiques concernant les obligations de conservation sont le Code des obligations (CO), l'Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico), la loi sur la TVA (LTVA), le Code pénal (CP).
Règles du droit commercial
Les dispositions légales du Code des obligations, article 32, s'appliquent à la conservation des données et des documents relatifs à la comptabilité et à l'établissement des comptes. Ces dispositions concernent aussi bien les entreprises qui sont tenues de tenir une comptabilité et de présenter des comptes conformément à l'article 727, paragraphe 1, du CO, que celles qui doivent simplement tenir un registre des recettes et des dépenses ainsi que de la situation patrimoniale. Parmi ces dernières, on trouve, outre les entreprises individuelles et les sociétés de personnes dont le chiffre d'affaires du dernier exercice est inférieur à 500 000 CHF, les associations et les fondations qui ne sont pas tenues de s'inscrire au RC ainsi que les fondations qui sont dispensées de l'obligation de désigner un organe de révision.
Pour les entreprises mentionnées, le mode de conservation doit en principe être régulier (art. 957 al. 3 CO). En référence aux principes de la comptabilité régulière, la conservation doit donc être complète, conforme à la vérité, systématique, prouvée par des justificatifs, claire, appropriée et vérifiable.
La prescription de conservation ancrée dans le droit comptable commence à la fin de chaque exercice et prévoit ce qui suit:
| Source légale | But | Objet à conserver | Contenu de la réglementation |
|---|---|---|---|
| Art. 958f Abs. 1 CO | Durée de la conservation | les livres de comptes, les pièces comptables ainsi que le rapport de gestion | au moins 10 ans à partir de la fin de l'exercice comptable Distinction entre les deux: Livres de comptes et pièces comptables: papier, électronique ou comparable. Rapport de gestion et rapport de révision: par écrit (papier) et signé. |
| Art. 3 Olico | Intégrité (authenticité et infalsifiabilité) | livres de comptes (grand livre et livres auxiliaires) | Conservation de manière à ce qu'aucune modification ne soit possible sans qu’on puisse la constater. |
| Art. 5 GeBüV | Devoir de diligence | Les livres comptables et les pièces comptables | Conservation soigneuse, ordonnée et à l'abri de toute influence extérieure |
| Art. 6 GeBüV | Disponibilité et consultation | les livres de comptes et les pièces comptables | Conservation de manière à ce qu'une personne autorisée puisse les consulter et les vérifier dans un délai raisonnable jusqu'à la fin de la période de conservation. |
| Art. 7 GeBüV | Organisation | les informations et données archivées | Les informations archivées doivent être séparées des informations actuelles. La responsabilité pour les informations archivées doit être clairement réglée et documentée. Accès possible dans un délai raisonnable. |
| Art. 8 GeBüV | Archives | les informations archivées | Les informations doivent être systématiquement inventoriées et protégées contre tout accès non autorisé. Les accès doivent être enregistrés. Ces enregistrements sont soumis aux mêmes obligations de conservation que les supports de données. |
| Art. 9 GeBüV | Supports électroniques autorisés | documents archivés | Les supports d'information inaltérables (papier, supports d'images et de données immuables) sont toujours autorisés et les supports d'information modifiables sont autorisés sous certaines conditions. |
| Art. 10 GeBüV | Contrôle et migration des données | supports d’information et données | Obligation de vérifier régulièrement l'intégrité et la lisibilité des données. Conditions préalables à la migration des données. |
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