Débiteurs et créditeurs: Les points essentiels pour la comptabilité
Fritz Beck
Fritz Beck possède une longue expérience dans le domaine fiduciaire et de la révision ainsi que dans la finance et la comptabilité. Il dirige le département fiduciaire et révision d’une fiduciaire de taille moyenne.
Remo Rutschi
a de longues années d’expérience comme comptable dans plusieurs entreprises. Depuis 2004, il travaille chez Rutchi + Partner SA et accompagne diverses entreprises PME en tant que fiduciaire et organe de révision.
Aides de travail appropriées
Qu’est-ce que des débiteurs et des créditeurs?
Les débiteurs sont des créances, par exemple sur des clients, qui découlent des livraisons et des services de votre entreprise. Il s’agit donc d’un débiteur, généralement le client, qui doit régler les factures ouvertes. En comptabilité financière, ces soldes créditeurs sont comptabilisés comme un compte collectif via le compte de bilan des créances commerciales.
Les créditeurs sont des dettes envers les fournisseurs de votre entreprise, qui découlent des livraisons et des services à votre entreprise. En comptabilité financière, ces dettes sont maintenues comme des engagements à court terme dans le compte collectif des dettes commerciales.
Au total, les comptes débiteurs vous montrent combien d’argent vos clients vous doivent encore. De l’autre côté, il y a les créditeurs, qui indiquent combien vous devez à vos fournisseurs pour des livraisons et des services. Tout compte fait, il en résulte une sortie ou une entrée d’argent théorique à un moment donné. Chaque état financier annuel comprend également une liste des postes ouverts des débiteurs et des créditeurs.
Comptabilité des postes non soldés
En principe, les comptes clients et les comptes fournisseurs peuvent être tenus selon le principe de la comptabilité par postes non soldés ou en tenant des comptes clients et des comptes fournisseurs auxiliaires.
Dans les petites entreprises, la comptabilité des postes non soldés peut être utile. Dans ce type d’entreprise, le nombre de bons clients et fournisseurs est généralement gérable, et ceux-ci peuvent être comptabilisés directement dans la comptabilité financière au moment du paiement. Dans ce cas, les factures clients sont créées soit dans un programme de traitement des commandes séparé, soit à la main (Word, Excel ou analogue). En règle générale, les factures des fournisseurs sont rassemblées et payées avec un ordre collectif. Les écritures correspondantes sont ensuite passées lorsque le paiement est reçu (débiteurs) ou lorsque le paiement est effectué (créditeurs), ce qui est généralement le cas chaque mois lorsque les pièces bancaires sont comptabilisées. Avec ce système, les processus automatiques qui existent aujourd’hui, tels que l’enregistrement automatique des encaissements ou la reconnaissance automatique du créditeur au moyen d’une ligne de code, ne peuvent pas être utilisés pour la plupart.
Les comptes débiteurs
La comptabilité des comptes débiteurs est un élément essentiel de la comptabilité financière dans les affaires quotidiennes. Il s’occupe de la comptabilisation des créances ainsi que des avoirs résultant des ventes et des prestations de services. En tant que sous-domaine de la comptabilité financière, la comptabilité débiteurs enregistre toutes les transactions liées aux clients. Cela signifie qu’il gère les créances que vous avez sur vos clients. Cela inclut également le suivi des dates d’échéance des postes non soldés et la vérification des paiements entrants. Dans le cas de clients défaillants, la comptabilité débiteurs s’occupe également du processus de relance ou des tâches de recouvrement. L’évaluation et la vérification de la solvabilité ou du risque du débiteur constituent également une tâche importante. La base légale de la comptabilité débiteurs des entreprises en Suisse est le Code des obligations (CO).
Tâches et objectifs des comptes débiteurs
Toutes les transactions commerciales en rapport avec les factures sortantes et les paiements entrants relèvent de la comptabilité débiteurs. La gestion des créances est le principal domaine de responsabilité. Il gère tous les comptes débiteurs. L’objectif ici est de s’assurer que les débiteurs respectent le délai de paiement et de faire en sorte que les créances en souffrance soient payées à temps. Les créances impayées sont une nuisance pour une entreprise et peuvent à la fois réduire les bénéfices et affecter négativement les liquidités. Dans tous les cas, une gestion rigoureuse des créances est recommandée, afin que les postes non soldés puissent être recouvrés aussi complètement que possible et dans les délais convenus. Il est évidemment important de faire preuve de mesure ici, car l’entreprise dépend de ses clients et souhaite entretenir la meilleure relation possible avec eux. Mais les retards de paiement ont un impact négatif sur la liquidité ou la disponibilité des actifs liquides à court terme. En outre, les factures qui ne sont pas payées à temps génèrent des dépenses supplémentaires car il faut envoyer des rappels de paiement et des lettres de relance. L’utilisation d’un logiciel de gestion approprié peut s’avérer utile dans ce contexte. Ils permettent de générer des rappels automatiquement et au bon moment. Un logiciel correspondant avec la gestion des paiements associés peut également constituer un instrument de contrôle important. Grâce à la comptabilisation continue et correcte des créances et des entrées, les positions ouvertes ainsi que les encaissements attendus sont visibles à tout moment.
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Les comptes créditeurs
Les comptes créditeurs sont le pendant des comptes débiteurs. Pour une entreprise, les créanciers sont principalement ceux qui agissent en tant que fournisseurs ou prestataires de services externes dans le cadre de relations commerciales. Les biens ou les services sont livrés ou exécutés à l’avance. Les créditeurs représentent donc des dettes pour l’entreprise. Une facture correspondante est émise par le fournisseur, qui doit ensuite être traitée dans l’entreprise.
Contrôle et imputation
Ce processus est également appelé vérification des factures. Les tâches essentielles sont l’enregistrement ou le contrôle des factures entrantes, le rapprochement des données, la validation des paiements ainsi que la comptabilisation des paiements sortants. L’exactitude des factures existantes est également vérifiée de manière formelle.
Les différentes étapes de saisie des factures entrantes:
- la facture est affectée au créditeur correspondant
- le montant de la facture et la TVA sont enregistrés et traités
- la facture est imputée à une affaire
- comptabilisation de la facture entrante
- classement, archivage des justificatifs
Gestion des comptes créditeurs
Comme pour les débiteurs, il est crucial d’avoir une gestion efficace des paiements créditeurs. L’enregistrement continu des factures entrantes permet de déterminer à tout moment le montant et les dates d’échéance des factures en suspens. Il s’agit également d’un instrument de contrôle important, car il permet de voir les sorties de liquidités. Il est recommandé d’utiliser les délais de paiement prédéfinis afin que la liquidité soit garantie à tout moment. Comme mentionné ci-dessus, cela nécessite l’enregistrement continu des factures des fournisseurs. Avec les systèmes ad hoc, les paiements peuvent être libérés en fonction des délais. Un logiciel approprié apporte également de nombreux avantages dans le domaine des créditeurs. Si les données de base sont correctement enregistrées et stockées, les documents contenant les données de paiement sont simplement enregistrés en scannant le code QR ou la ligne de code BVR. Les données nécessaires sont ainsi enregistrées dans la comptabilité auxiliaire. Les paiements peuvent ainsi être déclenchés à temps et sont généralement transmis directement par e-banking à l’institution financière correspondante.
Gestion des données de base
Il convient de mentionner brièvement la gestion des données de base si des logiciels spécifiques sont utilisés. Pour que ces programmes fonctionnent automatiquement, il faut que les données de base (adresses des clients et des fournisseurs, détails des paiements, délais, etc.) soient correctement enregistrées. Ce n’est qu’à cette condition que les tâches pourront être réalisés sans changements majeurs.
Présentation dans la comptabilité financière – Bilan
Les chiffres des comptes cdébiteurs et des comptes créditeurs sont finalement intégrés dans la comptabilité financière sous forme agrégée. Comme il a été mentionné à plusieurs reprises, les programmes correspondants sont des programmes auxiliaires ou des sous-comptes avec certains avantages selon la méthode utilisée. La comptabilité financière est déterminante pour les états financiers annuels d’une entreprise. Les créances ouvertes sont en tout cas inscrites dans les comptes financiers à l’actif du bilan en tant que créances commerciales. La même procédure s’applique aux débiteurs ouverts, qui figurent au passif du bilan en tant que dettes commerciales. Dans les systèmes intégrés, cet échange entre la comptabilité auxiliaire et la comptabilité financière se fait en continu, alors que dans les autres systèmes, les transferts nécessaires doivent être effectués manuellement.
Résumé
Comme nous l’avons mentionné au début, les comptes débiteurs ou les comptes créditeurs peuvent être tenus avec le système de comptabilité par postes non soldés ou au moyen d’un logiciel correspondant (registres auxiliaires). Il est donc évident que la comptabilité par postes ouverts est plus appropriée comme variante pour les petites configurations. Avec cette variante, tous les contrôles (délais de paiement, postes ouverts pour les débiteurs et les créditeurs, flux de liquidités anticipés, rappels, etc.) doivent être effectués manuellement ou au moyen de tableaux auxiliaires. Les programmes auxiliaires correspondants (débiteurs et créditeurs) ont également des avantages. Une fois que les données de base et les documents ont été saisis, le travail restant est en effet généralement effectué dans Les BVR disparaissent www.qr-ready.ch Passez à la facture QR ! des processus automatiques. Par exemple, les paiements entrants peuvent être comptabilisés automatiquement pour les débiteurs. Les relances et les fonctions de contrôle peuvent également être générées plus ou moins automatiquement. Pour les créditeurs, les ordres de paiement peuvent être générés en fonction des dates d’échéance et transmis à l’établissement de crédit correspondant. Les fonctions de contrôle nécessaires peuvent également être générées automatiquement. En résumé, on peut dire que ces logiciels peuvent être très utiles, y compris en ce qui concerne les ressources humaines nécessaires. Cela étant, l’acquisition et l’exploitation de ces programmes ont aussi leur prix et devraient convenir surtout aux moyennes et grandes entreprises. Le passage complet aux bulletins de paiement QR prévu pour 2022 pourrait également avoir une certaine influence sur l’utilisation de ces logiciels. La poursuite du développement du code QR permet d’envisager la transmission d’une grande variété d’informations. Ces informations ne peuvent alors être traitées que par les programmes correspondants.
