Comptabilité et décompte TVA: Les éléments centraux

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L’article 70 de la loi sur la TVA est le seul article de la loi sur la TVA qui contienne des dispositions sur la comptabilité. Ainsi, cet article exige des assujettis qu’ils tiennent des livres comptables en bonne et due forme. Les livres de comptes doivent ainsi être organisés de manière que les faits déterminants pour la constatation de l’assujettissement ainsi que pour le calcul ou la déclaration des chiffres d’affaires, des prestations soumises à l’impôt sur la valeur ajoutée et de l’impôt préalable déductible (y compris les corrections et les réductions de l’impôt préalable) puissent être établis facilement et de manière fiable.

Selon l’art. 81 al. 3 LTVA, le principe de la libre appréciation des preuves s’applique aux livres comptables, aux pièces comptables et à la correspondance commerciale. Cela ne change toutefois rien au fait que l’obligation de prouver les faits qui allègent la charge fiscale incombe à l’assujetti.

Création de comptes

Nous accordons une première attention particulière aux différents comptes dès leur mise en place (établissement du plan comptable). Plus les comptes seront détaillés et plus la ventilation des comptes de chiffre d’affaires et de charges sera précise, plus il sera facile de procéder ultérieurement à une vérification ou à un contrôle en cas d’écarts ou de soupçons d’inexactitudes. La taxe sur le chiffre d’affaires devrait être comptabilisée dans un compte créditeur correspondant (taxe sur le chiffre d’affaires). En ce qui concerne la détermination de l’avoir en impôt préalable, l’Administration fédérale des contributions exige, en cas de décompte selon la méthode de décompte effective, ce qui est en soi la règle, que les impôts préalables soient répartis de manière correcte sur le plan de l’exploitation entre les charges de matériel et de prestations de services (chiffre 400 du formulaire de décompte), d’une part, et les investissements et autres charges d’exploitation (chiffre 405 du formulaire de décompte) d’autre part. Pour les coûts des produits et des charges, il convient d’attacher de l’importance à une ventilation aussi détaillée que possible des comptes.

Trace de contrôle

La trace de contrôle doit garantir le suivi des opérations commerciales, tant à partir du justificatif individuel jusqu’au décompte TVA en passant par la comptabilité, que dans le sens inverse. La trace de contrôle doit être possible sans perte de temps, même par échantillonnage. Il n’est pas important de savoir si des moyens techniques sont utilisés pour la tenue des livres comptables et l’archivage et, le cas échéant, lesquels.

La trace de contrôle d’audit exige en particulier:

• une structure compréhensible des livres comptables ainsi que des textes comptables clairement compréhensibles dans la comptabilité et les journaux
• des pièces justificatives avec des notes de paiement
• un classement et la conservation des livres de comptes et justificatifs ordonnés et systématiques
• afin de garantir à tout moment le suivi des transactions individuelles de la comptabilité

Si une entreprise ne respecte pas la trace de contrôle, il est possible que le collaborateur du service externe lui impose l’obligation d’y remédier ultérieurement (par ex. en classant les pièces justificatives souhaitées selon l’ordre du journal). Il s’ensuit que l’auditeur procédera à des estimations si nécessaire. Il va de soi que les estimations ne doivent pas être arbitraires, mais la créance fiscale doit être couverte de manière sûre et peut donc, dans une certaine mesure, avoir des conséquences négatives pour l’entreprise.

Finalisation

La finalisation signifie la réconciliation des décomptes de TVA avec la clôture des comptes (réconciliation du chiffre d’affaires et de l’impôt préalable). Si des erreurs sont constatées lors de l’établissement des comptes annuels, elles doivent être corrigées au plus tard dans le décompte de la période dans laquelle tombe le 180e jour depuis la fin de l’exercice concerné. Il existe un formulaire séparé pour la rectification. Il est important de savoir qu’une omission est passible de sanctions pénales.