Comptabilité des actifs: Comptabiliser les immobilisations en fin d’année
Fritz Beck
Fritz Beck possède une longue expérience dans le domaine fiduciaire et de la révision ainsi que dans la finance et la comptabilité. Il dirige le département fiduciaire et révision d’une fiduciaire de taille moyenne.
Remo Rutschi
a de longues années d’expérience comme comptable dans plusieurs entreprises. Depuis 2004, il travaille chez Rutchi + Partner SA et accompagne diverses entreprises PME en tant que fiduciaire et organe de révision.
Aides de travail appropriées
Introduction
Les entreprises engagent constamment des dépenses afin d'organiser leurs activités commerciales. La question se pose souvent de savoir si et quand les charges doivent être affectées au compte de résultat ou au bilan. L'art. 959 CO nous donne des indications importantes et fondamentales sur le moment où les charges d'une entreprise doivent figurer à l'actif du bilan (pas de droit d'option), à savoir:
a) l'entreprise a le pouvoir de disposer de la ressource
b) elle est basée sur un événement passé
c) la valeur peut être estimée de manière fiable
d) il est probable que des avantages économiques futurs iront à l'entité.
En règle générale, les lettres a) à c) sont relativement faciles à évaluer. Le processus de décision pour la lettre d) est plus exigeant. La probabilité d'une entrée d'avantages doit être supérieure à 50% pour la capitalisation.
Obligation de porter des valeurs à l’actif, principes
Comme déjà mentionné dans l'introduction, les actifs doivent être capitalisés. Lors de la comptabilisation initiale, les actifs doivent/peuvent être évalués au maximum à leur coût d'acquisition ou de production. La perte de valeur due à l'utilisation et à l'âge doit être prise en compte par l'amortissement, les autres pertes de valeur doivent être prises en compte par les corrections de valeur. La dépréciation et les corrections de valeur doivent être effectuées conformément aux principes commerciaux généralement admis. Les mêmes conditions cadres sont présentées dans la LIFD art. 58 al. b, selon laquelle les dépenses non justifiées par l'usage commercial (telles que les amortissements et les provisions non justifiées par l'usage commercial) sont ajoutées au bénéfice net imposable.
En général, il faut distinguer les dépenses capitalisables et non capitalisables. Cette distinction s'applique surtout à la différenciation entre les coûts de maintenance et les coûts de création de valeur. Alors que les coûts de maintenance pure doivent être imputés directement au compte de résultat en tant que charges, les investissements à valeur ajoutée doivent être capitalisés selon les explications. En outre, il est recommandé de fixer avec la direction une limite de capitalisation. Selon la taille de l'entreprise, cette limite peut être très élevée (par exemple, les dépenses inférieures à 100 000 CHF sont considérées comme négligeables). Si l'entreprise doit transiger avec le fisc suisse, ces limites de capitalisation doivent être convenues par écrit afin qu'aucune compensation n'ait lieu en cas de contrôle fiscal.
Actifs courants ou immobilisés
Pour déterminer si les actifs doivent être comptabilisés en tant qu'actifs courants ou non courants, on utilise la réalisation de la trésorerie et des équivalents de trésorerie. Si l'on peut s'attendre à ce que les actifs soient réalisés dans un délai d'un an à compter de la date de clôture du bilan ou dans le cadre du cycle normal des affaires, sous forme de liquidités ou autrement (par exemple, par compensation), ils doivent être affectés aux actifs courants. Tous les autres actifs font partie des actifs fixes. L'exemple suivant peut illustrer cela.
Une entreprise loue un bureau dans un immeuble et verse un dépôt de 10 000 CHF à titre de garantie. Les collaborateurs se sont très bien installés et profitent de cet environnement innovant. Ils ont l'intention d’y rester pendant encore au moins deux ou trois ans. Le dépôt doit dans ce cas être comptabilisé dans l'actif immobilisé au titre des actifs financiers. Si l’entreprise prévoit de déménager dans un avenir proche, le dépôt doit figurer dans les actifs courants.
Dans le cadre de la présentation du bilan en actifs courants et non courants, vous devrez traiter les différents postes concernant la période de réalisation. Tous les actifs figurant au bilan sous la rubrique des immobilisations sont inclus dans la comptabilité des immobilisations.
Enregistrement, comptabilité et administration
La comptabilité des immobilisations crée un compte distinct pour chaque actif fixe, des machines de production aux bureaux et au mobilier. Cela s'applique également aux actifs que l'entreprise fabrique elle-même pour une utilisation à long terme. La comptabilité des immobilisations poursuit la gestion de tous les actifs jusqu'à leur sortie définitive de l'entreprise. Même les biens qui ont déjà été entièrement amortis restent dans le registre des immobilisations.
Ils sont enregistrés à leur coût d'acquisition ou de production, comme expliqué ci-dessus. Pour tenir compte de la perte de valeur, on détermine l'amortissement commercial ou fiscal. Les tâches de la comptabilité des immobilisations comprennent également la préparation du calendrier des mouvements des immobilisations. Le tableau d'évolution des immobilisations montre l'évolution des coûts d'acquisition et de production actualisés sous forme de tableau.
Délimitations
En ce qui concerne les régularisations, il convient de souligner les points suivants:
Amortissements
En règle générale, l'utilisation des actifs immobilisés entraînent une perte de valeur. Cette perte programmée est présentée séparément dans le compte de résultat sous le poste «Amortissements». Pour déterminer la perte de valeur périodique, il faut définir la durée de vie utile ou la capacité par catégorie d'actifs.
Les dispositions légales ne prévoient pas de procédure d'amortissement. Vous disposez donc d'une certaine marge de manœuvre dans le choix de la méthode dans ce domaine. Il convient bien évidemment de veiller à ce qu'elle ait un sens. Les procédures connues et courantes sont:
- linéaire (à partir de la valeur d'acquisition)
- solde dégressif (à partir de la valeur comptable)
- progressif
- orientée vers la performance
Il est recommandé de faire apparaître les décisions prises par l'entreprise et les effets correspondants dans un tableau des variations des actifs immobilisés. La divulgation est généralement faite dans l’annexe des comptes annuels. L'amortissement peut être comptabilisé selon la méthode directe ou indirecte.
Recommandations de produits
Réserves
Les contrats conclus en relation avec les actifs de votre entreprise doivent être contrôlés en permanence pour vérifier la nécessité éventuelle de provisions. Nous pouvons illustrer cela au moyen de l'exemple suivant:
Vous achetez une centrale de production d'électricité pour votre entreprise. On sait déjà, au moment de l'achat, que des coûts de démontage et d’élimination considérables surviendront à la fin de la durée de vie utile. Il est donc nécessaire de provisionner les coûts y relatifs estimés pendant la durée de vie utile. L'imputation unique de ces coûts à la fin de la durée d'utilisation dans les charges ordinaires devrait être remise en question de manière critique. Une partie des coûts totaux devrait être attribuée à des dépenses non liées à la période comptable et expliquée.
Acomptes
Les acomptes versés sont généralement évalués à leur valeur d'acquisition. En règle générale, ils correspondent à la valeur nominale du paiement. Le terme « acompte» indique généralement un service ou une livraison qui n'a pas encore été effectué et donc une transaction en attente. Pour cette raison, les acomptes sont inscrits au bilan dans les actifs courants et ne font pas encore l'objet d'un amortissement programmé. En principe, l'amortissement commence lorsque la propriété économique de l'actif est transférée et que l'actif est prêt à être utilisé.
Réserves latentes
Les réserves latentes représentent la valeur ajoutée qui n'est pas encore incluse dans les actifs du bilan, correspondant à la différence entre la valeur réelle et la valeur comptable. Les réserves latentes apparaissent dans la mesure où l'amortissement dépasse la réduction réelle de la valeur de l'actif. Par exemple, l'amortissement de 25 % par an d'une machine dont la durée de vie réelle est de huit ans entraîne la constitution de réserves latentes au cours des quatre premières années.
L'admissibilité de la constitution ou de la naissance de réserves latentes correspond en fait au principe de prudence ancré dans la loi (art. 958c al. 1 ch. 5 CO). Le principe de prudence, quant à lui, stipule que «les pertes et les risques reconnaissables mais non encore survenus, dans la mesure où leur cause peut être rattachée à l'exercice, doivent être inscrits dans les charges». Dans ce contexte, il convient toutefois d'observer également les dispositions du droit fiscal, qui contient une série de règles de correction (art. 59 et suivants de la LIFD). Lorsque ceux-ci sont appliqués par les autorités d'évaluation, un bilan fiscal est établi. Cela montre la différence entre la détermination du bénéfice en droit commercial et en droit fiscal et conduit généralement à un résultat plus élevé, imposable, par exemple parce que les amortissements effectués ne sont pas acceptés en droit fiscal.
Controlling et comptabilité des immobilisations
La comptabilité des immobilisations vous donne une idée claire de la valeur de vos actifs et vous permet de les afficher et de les évaluer en conséquence à tout moment. En règle générale, les informations suivantes peuvent être tirées de cette comptabilité:
Résumé
En enregistrant toutes les immobilisations dans un système de comptabilité spécifique, avec les possibilités et les évaluations qui en découlent, on dispose d’un outil précieux pour toutes les questions relatives aux immobilisations et à la préparation des chiffres clés nécessaires. Cet outil fournit des informations importantes et peut faciliter certains processus.
Cela étant, la tenue des comptes d'immobilisations prend également beaucoup de temps. La charge de travail ne doit pas être sous-estimée. La tenue de comptes d'actifs fixes n'est pas obligatoire. Il est donc nécessaire d'examiner dans quels cas la tenue d'une telle comptabilité a un sens et peut être judicieuse. Chaque entreprise doit prendre cette décision pour elle-même. La taille de l'entreprise et l'intensité de ses investissements jouent certainement un rôle important dans ce contexte.
La comptabilité des immobilisations développe les clés de répartition des coûts sur les produits ou services en tant qu'objets de coûts pour le calcul interne de la performance. Dans ce contexte, la dépréciation imputée est calculée. En outre, la comptabilité des immobilisations fournit des données importantes pour la planification des investissements et du budget. Cela est pertinent, par exemple, pour déterminer s'il est plus judicieux de réparer une machine ou d'en acheter une nouvelle.
Données de base:
- Description de l'actif
- Catégories d'actifs
- Règles de calcul pour les amortissments, les intérêts, le leasing
etc.
Mouvements:
- Entrées et sorties
- Amortissements
- Intérêts calculés
Reporting:
- Tableau des immobilisations
- Historique des immobilisations
- Inventaire
- Amortissements (effectifs, calculés)
- Réserves latentes
