Logiciel de comptabilité des salaires: Un instrument utile ou non?
Debora Bauer
Debora Bauer, employée fiduciaire avec certificat féd. chez Provida Treuhand SA. Elle dispose d’une expérience de longues années dans le domaine des prestations de services fiduciaires.
Marcel Spörri
Marcel Spörri, employé fiduciaire chez Provida Treuhand SA, dispose d’une expérience dans le suivi des mandats fiduciaires. Provida offre l’ensemble de la gamme des conseils d’entreprise, notamment du conseil fiscal et juridique, de l’audit et des prestations de services fiduciaires.
Aides de travail appropriées
Acquisition
Vous avez déjà certainement considéré les possibilités offertes par les outils de gestion du personnel et notamment de décompte de salaires. Outre la multitude de choix, le rapport coûts/utilité passe ici au premier plan. Pour les entreprises de petite taille, les exigences et les besoins sont tout autres que pour les entreprises disposant d’un grand volume de collaborateurs.
L’achat d’un logiciel de comptabilité des salaires est lié à un investissement plus général en termes d’achat puisque cela requiert du temps et de l’argent par rapport à son installation et à une (éventuelle) formation à son usage. Par comparaison, un outil à programmation interne comme Excel semble moins cher. Mais, si Excel est préprogrammé par des spécialistes, cela relève le prix de son acquisition.
Informations sur le décompte de salaires
Un décompte de salaires doit présenter le salaire brut, les éventuels suppléments (jours fériés) et commission, le droit aux vacances (pour les salaires horaires) et les déductions sociales détaillées, de même que le salaire net. La relation bancaire du collaborateur/de la collaboratrice doit également être visible. En outre, le solde du temps et des vacances du collaborateur doit être affiché chaque mois. Le décompte du temps de travail et le contrôle des vacances peuvent être réalisés à l’aide d’un système distinct de saisie du temps de travail.
Pour pouvoir créer le décompte de salaire, les données personnelles du salarié sont nécessaires. En relèvent l’adresse, la date de naissance, l’état-civil, le numéro d’assurance sociale, l’autorisation de travail (impôt à la source), la relation bancaire, le/la partenaire, les enfants (allocations familiales et de formation), etc.
Au mois de janvier de chaque nouvelle année, il faut saisir le cas échéant les déductions sociales alors en vigueur et les plafonds pour les AC, IJM, LAA et LPP afin que les déductions ainsi que les limites de salaires annuels puissent être appliquées correctement.
Les prestations d’assurance en cas de maladie et/ou d’accident d’un collaborateur doivent être saisies dans le décompte de salaire afin qu’elles soient prises en compte de manière correspondante lors de l’annonce des salaires aux partenaires des assurances sociales. Ces prestations d’assurance sont exonérées de cotisations sociales. Il en va autrement avec les APG (militaire/service civil/quarantaine) et avec les indemnités de maternité qui ne sont libérées que des cotisations à l’assurance accidents (ANP/AP).
Les indemnités de chômage partiel doivent également figurer dans le salaire. Dans le cas du COVID 19 et des dispositions du Conseil fédéral de décembre 2020, les indemnités à 100% sont bonifiées pour un salaire brut allant jusqu’à CHF 4340.– suppléments compris. Pour un salaire supérieur à CHF 4340.–, l’indemnité représente 80%. Le régime s'applique rétroactivement depuis le 1er décembre 2020 et est limité au 31 décembre 2022. Les cotisations sociales continuent toutefois à être prélevées sur le salaire brut à 100% et non pas sur le montant éventuellement réduit. la conclusion correcte du décompte de salaire est complexe et différente en fonction de la manière dont l’employeur l’aborde (programmation/paramétrages).
En fin d’année, les données de la comptabilité des salaires sont comparées à celles de la comptabilité financière. Ensuite, on procède aux annonces de salaires et on émet les certificats de salaires. En fonction du système choisi, cela survient par «pression sur un bouton» à partir de la comptabilité des salaires (annonces des salaires/certificats de salaires) ou manuellement (annonce en ligne des salaires/ création du formulaire de certificat).
Logiciel de comptabilité des salaires: Conclusion
De notre point de vue, l’avantage majeur d’un système professionnel de comptabilité des salaires consiste en la création d’une annonce électronique de salaire (ELM) aux partenaires sociaux et aux autorités fiscales d’impôt à la source ainsi que dans la création automatique des certificats de salaires. En outre, on peut enregistrer directement dans la comptabilité financière les définitions correspondantes à partir de la comptabilité des salaires. Ce qui constitue un gain appréciable de temps par rapport à Excel. En échange, les frais d’acquisition ne sont pas négligeables. Pour les entreprises avec peu de salariés, le ratio coûts/utilité par rapport à un logiciel de comptabilité des salaires ne sera pas attrayant et elles renonceront ainsi à s’en porter acquéreuses. Ces entreprises géreront ainsi leurs salaires dans Excel et auront plus de travail lorsqu’il s’agira d’établir les déclarations de salaires, d’émettre les certificats de salaires et de se charger des enregistrements de salaires (voir le tableau).
En tant que fiduciaire, nous recommandons un logiciel professionnel de comptabilité des salaires dans la plupart des cas du fait du gain de temps et de la communication ELM avec les autres organismes (partenaires sociaux, office fédéral de la statistique, offices d’imposition à la source, etc.). Seules les entreprises avec très peu de salariés constituent des exceptions.
