Gestion des frais: Ce qu’il faut observer
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Thomas Rautenstrauch est professeur pour la formation en économie d’entreprise et plus particulièrement en accounting et controlling. Il est d’ailleurs directeur du Center for Accounting & Controlling de la Haute école d’économie de Zürich. De plus, il enseigne, en qualité de professeur invité, le management accounting en Executive MBA au sein de l’Institute for Management in Technology (iimt) de l’Université de Fribourg. Thomas Rautenstrauch est l’auteur de plusieurs ouvrages spécialisés et de nombreux articles pour des revues et pour la presse économique.
La gestion des frais comme processus
Les types de dépenses suivants sont souvent considérés comme des frais:
- frais de déplacement
- frais de repas
- frais de représentation
- frais d'hébergement
- frais de communication
Les dépenses sont déclarées soit sous la forme d’un montant forfaitaire, soit en fonction des frais réellement encourus.
Pour la gestion des frais, il convient avant toute chose de bien distinguer les frais effectifs des frais forfaitaires. Les frais effectifs comprennent toutes les indemnités de frais remboursées sur justificatif dans le cadre des frais effectivement encourus. Les indemnités forfaitaires qui sont remboursées pour chaque événement effectivement survenu constituent une exception ici, par exemple un forfait de 20 CHF par repas de midi lors d'une mission à l'extérieur, et font donc partie des frais effectifs pour des raisons de simplification.
Sont en revanche considérés comme des frais forfaitaires tous les forfaits payés au cours d'une période déterminée et indépendamment des frais effectifs, comme par exemple les forfaits de téléphone ou d'Internet pour l'utilisation professionnelle des appareils et de l'infrastructure privés. Sont également considérés comme des frais forfaitaires les frais de représentation des cadres supérieurs et des collaborateurs du service extérieur, qui se substituent à l'indemnisation effective des petits frais.
Pour obtenir le remboursement de ces dépenses, le collaborateur doit fournir les justificatifs originaux correspondants. Ces derniers faisant partie de la note de frais, comme par exemple les tickets de parking, les tickets de restaurant, etc., ils sont généralement joints physiquement ou électroniquement au formulaire de note de frais.
Les frais sont des dépenses d'entreprise et peuvent être déduits comme étant une diminution des recettes. En outre, les entreprises assujetties à la TVA peuvent obtenir le remboursement de l'impôt préalable sur les notes de frais. Selon l'Administration fédérale des contributions (AFC), il convient de conserver ces justificatifs originaux. En règle générale, les justificatifs de frais sont conservés avec la note de frais en tant que pièces comptables par le service comptable pendant le délai prescrit par la loi, à savoir 10 ans.
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Comme l'entreprise souhaite régulièrement récupérer l'impôt préalable, il est également de sa responsabilité de veiller à ce que les justificatifs soient disponibles et lisibles pendant toute cette durée. Compte tenu de la lisibilité souvent limitée des justificatifs, une copie numérique devrait également être conservée.
Dans de nombreuses entreprises, c’est le service comptable qui est responsable des notes de frais. Ces dernières y sont vérifiées, puis présentées pour signature aux supérieurs hiérarchiques concernés, conformément au règlement de signature de l'entreprise. Le paiement des frais peut se faire une fois la note signée par le supérieur hiérarchique. En cas de non-respect du règlement des frais, d'indications incorrectes ou incomplètes, le service comptable refusera régulièrement le décompte et demandera des précisions ou des compléments aux collaborateurs qui remettent la note de frais.
Les supérieurs directs sont responsables du respect du règlement des frais par les collaborateurs et sont donc impliqués dans la fonction de surveillance.
Potentiel d'automatisation dans le processus de gestion des notes de frais
De nombreuses entreprises, surtout des PME, utilisent encore aujourd'hui la voie papier pour les notes de frais. Celle-ci est accompagnée tout au plus d'un formulaire Excel dans lequel les montants sont inscrits, calculés et imputés.
A cela s’ajoute le fait que la gestion des frais, avec les tâches, compétences et responsabilités typiques présentées ci-dessus, exige aujourd'hui des supérieurs hiérarchiques des contrôles manuels qui, compte tenu de la durée des processus, entraînent d'énormes coûts de processus et sont en outre sujets aux erreurs.
La gestion des frais se prête donc particulièrement bien à une automatisation partielle, voire totale. Pour ce faire, il faut toutefois que l'entreprise numérise son règlement des frais et que celui-ci puisse être traité pour des contrôles automatisés.
La gestion des données constitue une autre condition préalable à l'automatisation du processus de décompte des frais. Les données pertinentes pour le décompte sont le plan comptable, le règlement des frais, les cours des monnaies étrangères ou encore d'autres directives et instructions, par exemple du domaine des RH.
Résumé: gestion des frais
De nombreuses irrégularités et faiblesses de processus en rapport avec les décomptes de frais trouvent leur origine dans l'organisation des procédures ainsi que dans le respect des règles, notamment du règlement des frais. Dans le présent article, le processus se réfère en premier lieu aux remboursements de frais effectifs, qui sont déclarés sur la base de justificatifs ou sous forme de forfaits par cas.
Autre article sur ce thème:
- Vous trouverez plus d'informations sur le règlement des frais et des instructions étape par étape pour son élaboration dans l'article «Règlement des frais».
