Gestion des contrats: Assurer un suivi des contrats avec les prestataires de service
Carmen de la Cruz
Carmen de la Cruz, RA lic. iur., notaire, diplômée fédérale en informatique de gestion, spécialisée dans le droit de l'informatique et partenaire chez LEXcellence AG.
Aides de travail appropriées
Notion de la gestion des contrats
Par gestion des contrats, on entend le suivi des relations contractuelles entre l'entreprise elle-même et les prestataires de services, les fournisseurs ou les clients, la rédaction des contrats, leur révision par des avocats spécialisés en la matière, les négociations contractuelles, l'implémentation des contrats et leurs adaptations pour des raisons techniques, de délais, de personnel ou économiques. Dans un autre sens, la gestion des contrats désigne toutes les activités de gestion de projet qui s'occupent du développement, de la gestion, de l'adaptation, de l'exécution et de la mise à jour de l'ensemble des contrats dans le cadre d'un projet.
Les aspects clés de la gestion des contrats
La gestion des contrats se distingue dans trois domaines clés différents, à savoir:
a) Gestion des contrats
La gestion des contrats permet à différentes personnes autorisées (p. ex. des collaborateurs) de travailler sur un contrat, de le valider et de gérer différentes versions du même contrat par plusieurs personnes. Tous les départements de l'entreprise qui établissent ou concluent des contrats devraient avoir accès à l'ensemble des contrats qui les concernent. La gestion des contrats comprend, entre autres, la vue d'ensemble des principaux éléments du contrat, la facturation automatisée, la comparaison et le traitement des offres ainsi que le respect des délais et des échéances.
b) Controlling
Le controlling doit permettre à l'entreprise de connaître ses contrats, d'y avoir accès à tout moment et de pouvoir les traiter tout au long de leur durée de vie, notamment en ce qui concerne leur résiliation et leur renouvellement. Le controlling comprend également une évaluation des risques liés à l'objet du contrat et au partenaire contractuel, par exemple lorsque la solvabilité de ce dernier diminue. Il est nécessaire de vérifier en permanence si le résultat des négociations (RÉEL) du contrat correspond encore à l'objectif du contrat (PRÉVU) ou si des mesures appropriées doivent être prises.
c) Archivage
L'accent est mis ici sur l'archivage à long terme et à l'épreuve des révisions des documents pertinents sous forme électronique ainsi que des originaux. L'objectif est de saisir les différentes informations, de les archiver dans une base de données centrale et de les mettre à disposition pour le contrôle et la gestion des contrats. En outre, il s'agit également de respecter les obligations légales de conservation.
Si la gestion des contrats est mal conduite, cela peut avoir des conséquences négatives à plusieurs niveaux. D'une part, l'entreprise peut être confrontée à des divergences de responsabilité non gérées, par exemple parce qu'elle ne transmet pas au client une clause de non-responsabilité d'un sous-traitant, parce qu'il est difficile de trouver des contrats, parce que des délais ne sont pas respectés ou parce que les dispositions légales ne sont pas respectées.
Gestion des contrats vs responsabilité
Le terme «gestion des contrats» doit être distingué d'une responsabilité contractuelle (responsabilité).
La gestion des contrats permet d'obtenir une vue d'ensemble des risques de responsabilité contractuelle. L'entreprise est ainsi en mesure de recenser les risques de responsabilité, de les gérer et, si nécessaire, de les couvrir par des prestations d'assurance appropriées.
Priorité: Accent sur les achats, mais aussi sur les ventes
La gestion des contrats porte en premier lieu sur l'achat de biens et de services. Dans ce domaine, l'entreprise peut anticiper les risques potentiels par une gestion active et contrer les lacunes de responsabilité des prestataires de services et des fournisseurs par des négociations ou prendre des risques en connaissance de cause.
La gestion des contrats est également importante dans le domaine de la vente, c'est-à-dire là où un risque de responsabilité élargi est négocié en raison du pouvoir de marché de certains clients. Ici aussi, l'entreprise peut minimiser sa propre exposition en couvrant le risque ou, le cas échéant, en recourant à des solutions d'assurance.
Durées, délais de résiliation
Une bonne gestion des contrats implique une gestion consciente de leur durée (quand dois-je renouveler quels contrats?) ou des délais de résiliation (quand dois-je résilier quels contrats?). L'entreprise peut ainsi s'assurer qu'il n'y a pas de lacunes dans les prestations ou que les prestations ont été achetées à double.
Une gestion active et efficace des contrats devrait se baser sur un logiciel intégré aux systèmes informatiques, afin que certaines modifications, par exemple au niveau des données de base, etc. soient représentées de manière automatisée. La saisie des documents, les paramètres contractuels les plus importants (délais d'exécution, délais de résiliation, risques de responsabilité, etc.) et le stockage s'effectuent le plus efficacement dans un outil. Celui-ci doit être intégré dans l'ensemble de l'infrastructure informatique afin d'augmenter au maximum le gain d'efficacité.
Protection des données et gestion des contrats
La gestion des clients et des fournisseurs, des partenaires et des tiers, fait également partie des droits et des obligations conformément au règlement général sur la protection des données de l'UE en vigueur et à la future LPD révisée. Cela implique de savoir avec quelles parties quels contrats ont été conclus et donc quelles données personnelles sont échangées entre les parties. A cela s'ajoute toutefois l'accord détaillé sur les données personnelles qui sont échangées, vers quel pays, dans quel but, etc. Il est indispensable de saisir systématiquement ces informations dans un logiciel approprié et de les surveiller et les gérer activement.
Résumé
La gestion des contrats fait partie de la gestion des risques et des livres de comptes d'une entreprise et fait donc également partie des tâches (délégables) du conseil d'administration. Selon le secteur (p. ex. banques, assurances, etc.), il existe des conditions supplémentaires à la gestion et au suivi de la gestion des contrats. Il est donc important de mettre en place une gestion des contrats et de la maintenir à jour. Un outil de gestion des contrats doit contenir les informations les plus importantes telles que les données de base, les durées, les délais de résiliation, les types de licences, les prix, etc. et présenter également des informations sur les sous-traitants, etc.
La gestion des contrats est indispensable pour une entreprise afin de gérer les relations et de contrôler les risques, ce qui se fera, à l'ère du numérique, via un logiciel et intégré dans les systèmes de l'entreprise.
