Enquête interne: Jusqu'où peut-on aller?

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La numérisation croissante et l’augmentation constante des sources de données ont récemment donné un coup de fouet aux nouveaux outils et méthodes de détection des comportements inappropriés – il est de plus en plus difficile d’effacer les traces (de données). Vous en êtes également conscient. Vous faites ainsi sauvegarder à titre préventif les données des boîtes aux lettres professionnelles des collaborateurs concernés et des collègues qui lui sont familiers et vous cherchez à discuter avec les personnes concernées. Vous voulez mieux comprendre ce qui s’est passé et si vos soupçons initiaux se sont confirmés. Vous êtes en bonne compagnie avec ce besoin.

La prudence est toutefois de mise: tout ce qui est techniquement possible ne vous est pas permis en tant qu’employeur pour détecter d’éventuels comportements fautifs et pour obtenir des preuves (et tout n’est pas judicieux dans tous les cas). Le principe de proportionnalité revêt ici une importance particulière: en tant qu’employeur, vous devez vous assurer que la mesure en question est appropriée et nécessaire (atteinte la moins grave possible aux droits de la personnalité des collaborateurs) pour atteindre le but visé (suppression d’un comportement fautif) et que le but recherché est raisonnablement proportionnel à l’atteinte aux droits de la personnalité. Le comportement fautif présumé doit être lié à l’activité et avoir une certaine importance pour que l’enquête interne puisse être justifiée. Il n’est toutefois pas nécessaire que l’infraction soit punissable; un manquement (important) au devoir de loyauté prévu par le contrat de travail suffit déjà.

Accès et lecture de courriels

S’il existe un soupçon fondé de comportement fautif, vous avez le droit, en tant qu’employeur, d’accéder aux courriels de vos collaborateurs et de les lire, ce droit pouvant exceptionnellement s’étendre à la correspondance électronique privée selon les circonstances du cas d’espèce (pour la délimitation entre correspondance électronique professionnelle et privée ainsi que pour l’admissibilité de l’accès aux courriels des collaborateurs en général). L’accès (clandestin) à des boîtes aux lettres personnelles des collaborateurs viole le principe de transparence de la protection des données (art. 4 al. 2, 3 et 4 de la loi fédérale sur la protection des données du 1er septembre 2023 [LPD]; en d’autres termes, il porte atteinte à la personnalité des collaborateurs. Une telle atteinte peut être légitimée dans certains cas par un motif justificatif (dans le présent contexte, généralement par un intérêt prépondérant de l’employeur).

Il est recommandé de préciser dans un règlement les conditions d’utilisation du compte de courriels professionnels et l’accès de l’employeur à ce compte. Même sans indication particulière, les collaborateurs doivent s’attendre à ce que tous les courriels (professionnels) et les données secondaires soient enregistrés électroniquement et au fait que l’employeur puisse accéder à ces données à tout moment.

Une information préalable claire et transparente sur les mesures possibles de surveillance augmente en fin de compte les chances de pouvoir utiliser les résultats de la surveillance dans le cadre d’une procédure.

Utilisation de logiciels espions Le principe de proportionnalité est également essentiel pour répondre à la question de savoir si vous pouvez, en tant qu’employeur, utiliser des logiciels espions tels que des Keyloggers (matériel ou logiciel permettant d’enregistrer et de surveiller les saisies [au clavier] des collaborateurs). Dans la pratique, il n’y a que très peu de cas où une telle utilisation est autorisée. L’installation de pare-feu ou l’analyse des fichiers journaux et des courriels sont généralement des moyens plus légers que vous devez, en tant qu’employeur, préférer à l’utilisation de logiciels espions.

L’utilisation de logiciels espions ne semble donc envisageable que dans les cas où l’objectif est d’élucider un délit grave ou une violation grave du devoir de fidélité.