Assemblée générale en ligne: Organisation d'une assemblée générale virtuelle

Réglementation transitoire d'urgence qui s'appliquait jusqu'au 31 décembre 2022

La disposition correspondante a été créée par l'art. 6a de l'ordonnance 2 sur les mesures destinées à lutter contre le coronavirus (COVID-19) (RS 818.101.24) et est entrée en vigueur le 17 mars 2020 (cf. RO 2020 783). Cette disposition a ensuite été transférée à l'art. 6f de la même ordonnance le 6 juin 2020 (RO 2020 1815) et reprise à l'identique à l'art. 27 de l'ordonnance Covid-19 3 le 22 juin 2020, lors de l'abrogation de l'ordonnance COVID-19 2 (cf. art. 28 s. de l'ordonnance3  Covid-19 concernant l'entrée en vigueur). Cet art. 27 s'appliquait (après plusieurs prolongations) jusqu'à l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions du droit de la société anonyme sur la tenue des assemblées générales (du 19 juin 2020, voir à ce sujet les ch. 3 à 5 ci-après), c'est-à-dire jusqu'au 31 décembre 2022 (cf. art. 29 al. 5 de l'ordonnance 3 Covid 19; introduite par la modification du 27 octobre 2021, RO 2021 634; depuis le 1er janvier 2023, la disposition est entièrement abrogée, RO 2022 838).

La loi fédérale du 25 septembre 2020 sur les bases légales des ordonnances du Conseil fédéral relatives à la lutte contre l'épidémie de Covid 19 (loi Covid 19), déclarée urgente et entrée en vigueur le 26 septembre, a créé à l'art. 8 de cette même loi (RS 818.102) la base légale formelle autorisant explicitement le Conseil fédéral à déroger au code civil (CC) et au code des obligations (CO) pour que les assemblées de sociétés puissent se tenir par écrit ou sous forme électronique.

Ainsi, jusqu'au 31 décembre 2022, l'article 8 de la loi Covid 19 et l'article 27 de l'ordonnance 3 y relative prévoyaient une base légale permettant la tenue d'assemblées générales par voie électronique. A partir du 1er janvier 2023, cette nouvelle logique numérique a été poursuivie et étendue avec l'entrée en vigueur du droit révisé des sociétés anonymes, autrement dit, les actionnaires peuvent se connecter par voie numérique, et l'assemblée entière peut désormais se dérouler dans ledit espace numérique.

Différenciation dans l’étendue de la réalisation numérique

L'article 701c CO du nouveau droit des sociétés anonymes du 1er janvier 2023 prévoit que le conseil d'administration peut décider que les participants à une assemblée générale peuvent exercer leurs droits sous forme électronique. Cela signifie toutefois que le conseil d'administration tiendra toujours une assemblée générale physiquement sur place et que les actionnaires et autres participants autorisés assisteront à cette assemblée via des moyens de communication numériques et exerceront également leurs droits par le biais de cette connexion numérique. La forme que doit prendre une telle AG avec participation numérique, rendue possible par l'art. 701c CO, est expliquée ci-après.

Le nouveau droit des sociétés anonymes prévoit en outre, à l'art. 701d CO, qu'une assemblée générale peut même se tenir entièrement par voie numérique et qu'il n'est donc plus nécessaire d'avoir un lieu de réunion physique, pour autant que certaines dispositions légales soient respectées.

Assemblée générale avec participation numérique

Participation numérique indirecte

Une participation numérique indirecte aux assemblées générales, c'est-à-dire par l'intermédiaire d'un représentant qui reçoit des instructions numériques, était déjà autorisée par l'ancien droit des sociétés anonymes (en vigueur avant le 1er janvier 2023). Les instructions données au représentant par Internet ou par un autre moyen numérique ne posaient et ne posent toujours aucun problème, car elles concernent la relation entre l'actionnaire et le représentant, relation qui n'est soumise à aucune prescription légale. En revanche, la possibilité de s'exprimer et de voter directement depuis un lieu éloigné par le biais de moyens numériques n'était en principe pas autorisée avant le 1er janvier 2023, car l'ancien droit des sociétés anonymes appliquait le principe de l'immédiateté physique: l'actionnaire (ou son représentant) doit se faire une idée de ce qui se passe directement à l'AG et exercer ensuite directement son droit d'actionnaire, que ce soit sous la forme de «questions posées» au conseil d'administration, de «propositions présentées» ou de «voter».

Participation numérique directe

Le nouveau droit des sociétés anonymes permet également la participation numérique directe aux assemblées générales. Le conseil d'administration doit, pour ce faire, convoquer une assemblée générale comme d'habitude (art. 699 et suivants CO). Le délai de 20 jours (art. 700 CO) s'applique également à la convocation, laquelle doit être remise à la poste 20 jours avant la date de l'assemblée. La forme de la convocation doit en outre être conforme aux statuts, qui prévoient en général la forme écrite. La convocation à l'AG doit mentionner l'ordre du jour et les propositions du conseil d'administration ainsi que celles des actionnaires. En outre, le rapport de gestion et le rapport de révision (ainsi qu'un rapport de gestion consolidé et un rapport de révision correspondant en cas d'obligation d'établir des comptes de groupe, cf. art. 963a CO) doivent être mis à disposition au siège de la société 20 jours avant l'assemblée; sur demande, ces documents doivent être envoyés immédiatement aux actionnaires (art. 696 CO). Idéalement, le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être envoyés aux actionnaires connus en même temps que la convocation à l'AG.

La participation éventuelle à l'AG par voie électronique doit être décidée par le conseil d'administration en l'absence de base statutaire, qui n'est pas nécessaire pour cela (art. 701c CO). Si les statuts accordent directement une telle compétence aux actionnaires, il n'est pas nécessaire d'obtenir une autorisation ou une décision annuelle du conseil d'administration.

Les conditions d'utilisation des moyens électroniques sont ensuite définies aux art. 701e s. CO. Ainsi, le conseil d'administration est responsable de l'identification des participants qui prennent directement part à l'assemblée générale par voie électronique (art. 701e al. 2 ch. 1 CO), de la transmission directe, c'est-à-dire sans délai, de la parole des orateurs à l'assemblée générale (votes) à tous les participants (art. 701e al. 2 ch. 2 CO) et de la transmission de la parole des actionnaires par voie électronique (art. 701e al. 2 CO). 701e al. 2 ch. 2 CO), que chaque participant, y compris les participants numériques, puisse faire des propositions et prendre part à la discussion (art. 701e al. 2 ch. 3 CO), et que le résultat du vote ne puisse pas être faussé (notamment par des moyens électroniques tels que le «hacking») (art. 701e al. 2 ch. 4 CO). En outre, si des problèmes techniques surviennent et que l'AG ne se déroule pas correctement, elle doit être répétée à partir de la date des problèmes techniques (art. 701f al. 2 CO).