Établir des priorités: Déléguer avec succès en tant que cadre
Brigitte Miller
Brigitte Miller est auteure indépendante et journaliste. Elle écrit depuis 1990 pour des maisons d’éditions renommées et pour des portails en ligne au plan national et international sur les thématiques du management, de la gestion du personnel, de la gestion du temps, de la créativité et du management personnel. Dans ses articles, outre les nombreux conseils et expériences tirés de ses conversations et de ses interviews, elle nous livre aussi ses jugements personnels, fruit de son activité professionnelle. Elle fait preuve à cet égard d’une grande ouverture d’esprit, influencée par deux idées fondamentales: «On ne se baigne jamais deux fois dans le même fleuve» (Héraclite) et «Ce qui hier était juste ne l’est plus nécessairement aujourd’hui. Les problèmes d’aujourd’hui viennent des solutions d’hier», Peter Senge elle aspire à découvrir toujours plus d’options concrètes inédites permettant de dépasser ses limites personnelles – et d’enrichir ainsi sa propre existence.
Trop peu de temps?
Votre collaborateur ne fournit pas toujours la prestation que vous auriez souhaitée. Ce qui est dommage pour les deux parties. D'autant plus que l’on évoque souvent comme excuse un manque de temps qui expliquerait une précipitation fautive. Est-ce vraiment le cas?
Plutôt de mauvaises priorités
Le chiffre magique est 1440. Il s'agit du nombre de minutes dont chacun dispose chaque jour. Au cours de ces 1440 minutes, on peut sans aucun doute faire beaucoup de choses, ou pas. Ce qui compte, ce sont les priorités que chacun se fixe pour occuper ce laps de temps.
C’est là également le point crucial lorsqu’il s’agit de déléguer des tâches. Ou de savoir quelles tâches votre collaborateur doit effectuer en premier. Ce dernier décidera en effet par lui-même des priorités, si vous ne le faites pas en amont.
Ce n'est donc pas tant le manque de temps qui est en cause dans ce cas. Il se peut également, c’est vrai aussi, que le service soit en sous-effectif. Il s’agirait plutôt de priorités mal définies. Vous avez certainement déjà entendu l’une ou l’autre de ces «explications» suivantes que votre collaborateur vous glisse pour expliquer pourquoi une tâche n'a pas encore été effectuée:
- Je ne savais pas que vous en aviez besoin immédiatement.
- La dernière tâche que vous m'avez déléguée était également prioritaire. C'est pourquoi je me suis d'abord occupé de celle-ci.
- Je devais d'abord m'occuper d'autres tâches.
- Je n'avais pas réalisé à quel point c'était urgent.
- Cette tâche est la prochaine sur ma liste.
Priorités inconnues: 5 raisons
Nous voilà bien au cœur du dilemme: le collaborateur ne connaissait tout simplement pas la priorité de la tâche. Or, s’il ignore effectivement cette dernière, il est presque «obligé» de la fixer par lui-même. Quelles sont donc les causes de son ignorance? En voici les cinq principales:
- Absence de priorisation au départ. Pour vous, en tant que supérieur hiérarchique, toutes les tâches que vous déléguez sont urgentes ou ont la priorité absolue.
- Absence de définition des priorités. En tant que supérieur hiérarchique, vous oubliez de définir clairement les priorités des tâches que vous déléguez.
- Manque de communication de la priorité. Lors de l'entretien de délégation, la priorité est insuffisamment ou pas du tout communiquée au collaborateur.
- Absence de clarification de l'ordre de priorité. Votre collaborateur a sans aucun doute en tête certaines tâches que vous lui avez déléguées. Sans parler de toutes les autres tâches qu'il doit accomplir. Il est donc nécessaire dans de telles situations de procéder à un échelonnement des priorités.
- Manque de communication des priorités modifiées. En tant que supérieur hiérarchique, vous devez vous aussi modifier vos priorités lorsque des circonstances extérieures l’exigent. Malheureusement, il arrive assez souvent que l'on omette de communiquer ce changement à l'équipe ou au collaborateur.
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Mettre fin au conflit de priorités: 7 conseils pour y parvenir
La bonne nouvelle, c'est que les conflits et les frustrations liés aux priorités peuvent être résolus rapidement et sans trop de difficulté. Et cela dépend surtout de vous. Agissez donc de manière proactive à l'avenir, ne laissez pas l'ignorance des priorités s'installer.
Conseil n° 1: Fixer les priorités
Remettez en question votre propre définition des priorités. Tout ce que vous considérez comme «urgent» ou «priorité absolue» ne l’est pas forcément. Reprenez donc calmement depuis le début:
- De quelle tâche s'agit-il?
- Pour quelle raison avez-vous besoin des résultats de cette tâche?
- Quand en avez-vous besoin?
- Si vous considérez cette tâche comme «urgente», quelles autres tâches devrez-vous nécessairement reporter? Ce déclassement est-il acceptable ou que pourrait-il se passer? Ou bien l’«urgence» n'est-elle pas si «urgente» après tout?
Conseil n° 2: Identifier les différentes priorités
Notez clairement quelles tâches ont quelle priorité. Ou quel aspect d'une tâche ou d'un projet est soumis à quelle priorité. Votre collaborateur doit pouvoir identifier rapidement et sans effort ce qui, pour vous, est «urgent», «important» ou «à faire dans la semaine». Ne vous contentez pas de le stipuler clairement lorsque vous confier la tâche. Marquez-la de préférence aussi de différentes couleurs.
Conseil n° 3: Communiquer les différences
Votre collaborateur prend note de la priorité que vous avez établie. Mais il est plus important qu'il la comprenne et qu'il la respecte. Il arrive en effet parfois que les priorités soient modifiées parce que le collaborateur voit les choses différemment. C'est pourquoi vous devez absolument communiquer pourquoi vous avez fixé une priorité pour telle tâche ou tel aspect du projet.
Conseil n° 4: Etablir une liste des priorités
Votre équipe travaille en collaboration avec d'autres équipes. Votre collaborateur reçoit donc aussi des tâches d'autres services. Afin d'éviter tout conflit de priorités dans de telles situations, une liste de priorités s’impose.
Dans cette liste de priorités, les tâches et processus de travail récurrents sont catégorisés et - très important - marqués d'une priorité A, B ou C. Votre collaborateur peut ainsi reconnaître lui-même quelle tâche il doit accomplir et dans quel délai.
Conseil n° 5: Communiquer les nouvelles directives
Les situations de travail changent. Peut-être qu'il y a une crise dans le secteur. Peut-être qu'un client important est insolvable. Peut-être que des services doivent être fusionnés. Tout changement ne modifie pas seulement les tâches à effectuer, mais aussi leur priorité.
En tant que supérieur hiérarchique, vous recevez en principe de la direction des directives sur la manière dont vous pouvez à tout moment évaluer vous-même les priorités des différentes tâches. Transmettez immédiatement ces directives à votre équipe et à vos collaborateurs. Discutez ensemble de celles-ci afin qu'il n'y ait pas de malentendu sur les priorités.
Conseil n° 6: Informer sans attendre
Les priorités changent. C'est le quotidien des entreprises. Créez donc un organigramme de vos collaborateurs qui vous permette d'identifier rapidement
- qui doit être informé immédiatement de ce changement,
- quand vous voulez informer l'équipe,
- qui doit être fondamentalement informé du changement de priorité,
- pour qui cela n'est pas pertinent,
- comment vous souhaitez informer chaque collaborateur et/ou l'équipe: en entretien, par écrit par e-mail, par téléphone.
Conseil n° 7: Pas trop de changements fréquents
En tant que supérieur hiérarchique, vous avez souvent le pouvoir de décider si la priorité doit être modifiée ou non. Cela peut être inévitable dans certains cas. Mais dans de nombreux cas, ce n'est pas le cas. C'est pourquoi vous devez vous garder de fixer sans cesse de nouvelles priorités pour des tâches déjà déléguées. Les risques que vous encourez:
- frustration et démotivation
- baisse des performances
- confusion
- mauvais résultats
