Délégation de tâches: Découvrez vos blocages en déléguant
Brigitte Miller
Brigitte Miller est auteure indépendante et journaliste. Elle écrit depuis 1990 pour des maisons d’éditions renommées et pour des portails en ligne au plan national et international sur les thématiques du management, de la gestion du personnel, de la gestion du temps, de la créativité et du management personnel. Dans ses articles, outre les nombreux conseils et expériences tirés de ses conversations et de ses interviews, elle nous livre aussi ses jugements personnels, fruit de son activité professionnelle. Elle fait preuve à cet égard d’une grande ouverture d’esprit, influencée par deux idées fondamentales: «On ne se baigne jamais deux fois dans le même fleuve» (Héraclite) et «Ce qui hier était juste ne l’est plus nécessairement aujourd’hui. Les problèmes d’aujourd’hui viennent des solutions d’hier», Peter Senge elle aspire à découvrir toujours plus d’options concrètes inédites permettant de dépasser ses limites personnelles – et d’enrichir ainsi sa propre existence.
Pourquoi la délégation (délégation de tâches) peut-elle néanmoins créer l’angoisse: découvrez vos blocages
Les raisons de ce déficit d’application sont souvent complexes:
La spirale du quotidien est trop forte.
Solution: Concrétisez l’objectif «déléguer» en le gérant par étape, par exemple répertorier les tâches, choisir le collaborateur, préparer l’entretien de délégation, etc., afin de pouvoir pro-gresser pas à pas. L’objectif visé devrait être: déléguer au moins une tâche supplémentaire par semaine.
«Je manque de temps pour le faire» ou «Je dois d’abord m’occuper de XYZ».
Solution: Planifiez la délégation dans l’organisation de vos tâches quotidiennes et hebdoma-daires.
Crainte de perdre le contrôle sur l’ensemble de tâches déléguées.
Solution: Planifiez au cours de l’entretien de délégation les points de contrôle et de remise des tâches convenues pour chacune d’entre elles. Ceci est votre première vue d’ensemble. Il est de plus fortement conseillé d’établir un plan hebdomadaire et mensuel dans lequel vous consignez les tâches exécutées par chacun de vos collaborateurs et marquez à la couleur les points de con-trôle et les dates butoir. Vous gardez ainsi la maîtrise – et pouvez en même temps reconnaître sans difficulté lequel de vos collaborateurs est encore disponible pour des tâches supplémen-taires.
Donner l’illusion d’être indispensable.
Solution: Corrigez le plus rapidement possible ce sentiment illusoire. Car vous faites ainsi obsta-cle à votre carrière. En effet, tout particulièrement pour votre entreprise, votre présence en tant que manager est superflue si vous n’assumez pas vos fonctions de direction et si vous perdez votre temps à vous occuper de broutilles. Intégrez donc dans ce contexte: «Les broutilles tout comme les tâches de catégorie B et C sont à tout moment pour moi accessoires. Exerçant des tâches de direction, je me rends donc indispensable en les déléguant.»
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«Je suis de toute façon le plus capable.»
Solution: Personne ne met vos capacités en doute. Interrogez-vous donc sur votre désir de vouloir vous distinguer et formulez à ce propos un nouvel objectif: prouver vos capacités par le biais d’une délégation efficace.
«C’est bien plus rapide si je le fais moi-même sur le champ.»
Solution: Si vous en êtes convaincu(e), consultez sans tarder votre liste des tâches (to-do list) et votre agenda. Concentrez-vous sur toutes les tâches de priorité A que vous y avez notées. Avez-vous vraiment encore le temps de vous occuper de ce travail? Et surtout: ce travail justifie-t-il un tel engagement? (Alternative: quelle durée peut justifier ce travail?) C’est sans doute une perte de temps. N’y touchez donc pas – déléguez-le.
«Et si je surcharge le collaborateur?»
Solution: Lors de la préparation, examinez soigneusement les qualifications du collaborateur concerné. Définissez clairement ses faiblesses. Réfléchissez comment l’encourager à développer de nouvelles compétences dans le cadre de la délégation. Enfin, programmez aussi des petits points de contrôle pour pouvoir rapidement détecter une surcharge de travail. Et évidemment, pratiquez la politique de la porte ouverte pour que votre collaborateur ait à tout moment la possibilité d’obtenir réponse à ses questions.
Délégation de tâches «Le collaborateur pourrait commettre des erreurs.»
Solution: Examinez impérativement votre pratique de la gestion de l’erreur et laquelle est d’usage dans l’entreprise. Car, au fond, les erreurs offrent au collaborateur la meilleure occasion d’évoluer positivement. Mais seulement si celui-ci peut les aborder immédiatement et ouverte-ment pour trouver, grâce à votre aide, une solution. La délégation de tâches est donc une bonne solution!
«Je vais alors perdre le contrôle.»
Solution: Etablissez avec votre collaborateur une check-list de contrôles vous permettant de surveiller ses progrès (donc les résultats intermédiaires des étapes successives), de discuter et de superviser au cours des rendez-vous de contrôle les décisions importantes ainsi que de confirmer au collaborateur qu’il est sur la bonne voie. Car, vous ne déléguez que les tâches, pas la respon-sabilité. Vous devriez donc aussi pouvoir procéder à des contrôles dans le cadre de la délégation.
