Degrés d'autonomie: Evaluer l'autonomie des collaborateurs et optimiser son style de management
Anita Bischof
Anita Bischof soutient les personnes occupant des fonctions dirigeantes dans leurs questions concrètes sur le leadership, l'autogestion et la communication. Elle travaille comme coach, formatrice et auteure.
Aides de travail appropriées
Quatre styles de gestion
Nous distinguons quatre styles de gestion active: le style qui donne des instructions, le style qui convainc, celui qui conseille et, enfin, celui qui délègue. Ces quatre styles de gestion sont la réponse aux différents degrés d'autonomie du collaborateur. Notons qu’un collaborateur qui effectue une tâche pour la première fois préfèrera être dirigé de la même façon que celui qui l’accomplit dans une sorte de routine.
Pour déterminer le degré d'autonomie d'un collaborateur face à telle ou telle tâche, il convient de prendre en compte les deux aspects suivants:
- le niveau de la tâche vous indique si un collaborateur est techniquement capable de le faire
- le niveau relationnel vous indique si un collaborateur fait preuve de discernement, de volonté et d'assurance dans son comportement pour accomplir la tâche en question.
On procèdera de la manière suivante pour analyser ces deux aspects:
- Formulez une tâche concrète pour un collaborateur. Décrivez la tâche en quelques mots.
- Décrivez le comportement du collaborateur par rapport à l'exécution de ses tâches: que fait-il ou ne fait-il pas? Qu'est-ce qu'il fait trop ou trop peu?
- Déterminez le degré d'autonomie du collaborateur dans cette tâche en évaluant le comportement du collaborateur que vous avez décrit précédemment selon les critères suivants:
- Evaluez sa capacité (d’exécuter la tâche): Il peut le faire, car il a suffisamment de compétences et d'expérience pratique. / Il ne peut pas le faire, car il lui manque les compétences techniques nécessaires, c’est la première fois qu’il exécute une telle tâche.
- A-t-il la volonté suffisante (niveau relationnel): Il est sûr de lui et motivé pour effectuer cette tâche. / Il n'est pas sûr de lui et/ou n'est pas motivé.
Les degrés d'autonomie qui en résultent sont les suivants:
- S1: Il ne peut pas et ne veut pas, il manque de discernement et d'assurance.
- S2 : Il ne peut pas mais veut, il est perspicace et confiant.
- S3 : Il peut et n'est pas sûr, il ne veut pas et manque de discernement.
- S4 : Il peut et veut, il est perspicace et sûr.
Examinons les différents degrés d'autonomie dans la pratique à l'aide des exemples suivants.
Degré d'autonomie S1
Un collaborateur qui est encore nouveau dans l'équipe et qui n'a jamais fait de présentation devant un groupe a a priori un degré d'autonomie S1. Il lui manque à la fois le savoir-faire pour structurer un exposé, en organiser le contenu et le valoriser avec des moyens spécifiques, ainsi que l'assurance et la confiance pour exécuter cette tâche.
Degré d'autonomie S2
Un collaborateur qui a déjà entendu plusieurs fois de bons exposés et qui peut présenter son projet devant ses collègues a un degré d'autonomie S2. Il lui manque toutefois encore le savoir-faire pour structurer sa présentation, en organiser le contenu et l'améliorer avec des compléments spéciaux; mais comme il connaît parfaitement son projet, il se sent en confiance et est motivé pour le présenter.
Degré d'autonomie S3
Un collaborateur qui a déjà fait plusieurs fois une présentation, qui sait que cette fois il y a un décideur important et critique dans l'auditoire, ce qui le met apparemment mal à l’aise, et qui essaie de refiler la tâche à quelqu'un d'autre, a un degré d'autonomie S3.
Degré d'autonomie S4
Un collaborateur qui a déjà fait plusieurs fois une présentation publique, qui répond avec aisance aux questions et qui est apprécié par son auditoire, a un degré d'autonomie S4.
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Selon votre statut d'indépendant, vous choisissez maintenant le style de gestion qui vous convient le mieux
Pour un degré d'autonomie S1, choisissez le style de management F1 - Instruire.
Un collaborateur qui a un degré d'autonomie S1 a besoin d'instructions claires pour accomplir ses tâches. Il faut lui expliquer ce qu'il doit traiter, comment, avec quoi et dans quel délai. Vous lui montrez par des exemples. Un degré d'autonomie S1 signifie que votre collaborateur sait appliquer vos instructions. Vous l’accompagnez pendant l’exécution de la tâche et lui demander de temps à autre où il en est, également pour ce qui est de la qualité.
Vous aidez donc le collaborateur à préparer sa présentation, en définissant son objectif ainsi que sa structure et son contenu. C’est vous qui, au fond, faites le gros du travail. Vous donnez des instructions, le collaborateur les reprend et les appliquent. Une fois les résultats atteints, vous pourrez constater si vos instructions ont été bien reçues (niveau des tâches) et si elles ont été acceptées (niveau des relations). Cela vaut dans toutes les situations.
Pour un degré d'autonomie S2, choisissez le style de management F2 - Convaincre.
Vous donnez à ce collaborateur certes motivé mais pas encore vraiment formé, toutes les informations nécessaires à l'exécution de la tâche. Sur le plan relationnel, vous devez susciter sa confiance, par exemple, en répondant à ses questions, en les discutant ou en renforçant l'intérêt du collaborateur pour la tâche en question. Même dans le cas d'un style de management F2 - Convaincre - vous vérifiez de temps en temps les progrès et la qualité des résultats. Vous vous assurez ainsi que le collaborateur est sur la bonne voie et qu’il a le bon timing.
Pour cette situation S2, vous aidez le collaborateur à préparer sa présentation, vous définissez avec lui l'objectif de celle-ci ainsi que sa structure et son contenu. C’est vous qui fournissez une grande partie de l'input. Le collaborateur, qui pose des questions parce qu’il veut comprendre, signale clairement par là son intérêt pour la tâche qui lui a été confiée. Vous y répondez. Il reprend vos instructions et les applique comme convenu avec lui. Un collaborateur avec un degré d'autonomie S2 accepte vos consignes et vos indications, il est content de votre soutien et ne se rebiffe pas.
Pour le degré d'autonomie S3, choisissez le style de gestion F3 - Conseiller.
Vous remettez la tâche à votre collaborateur, mais vous le laissez proposer des solutions de manière autonome et vous l'informez que vous êtes à sa disposition pour répondre à ses questions. Vous lui demandez de vous expliquer comment il entend procéder et vous renforcer sa confiance en le confirmant dans sa démarche.
Pour ce genre de situation S3, vous aidez le collaborateur en lui demandant de vous montrer sa présentation. Il vous en explique l'objectif, sa structure et son contenu. Lorsqu’il vous demande conseil, vous l'aidez. Une grande partie de l'input provient donc du collaborateur. Vous prenez note de ses incertitudes et en discutez avec lui.
Pour le degré d'autonomie S4, vous choisissez le style de management F4 - Déléguer.
Vous êtes disponibles pour répondre aux questions, mais laissez le collaborateur travailler de manière autonome, ce qui ne lui pose aucun problème puisqu’il a un degré d'indépendance suffisant. Vous lui laissez assez d'espace pour traiter la tâche.
Vous laissez donc votre collaborateur préparer lui-même sa présentation. Vous vous renseignez sur son statut et lui faites comprendre qu'il peut vous contacter si besoin est. Si tel n’est pas le cas, vous le laissez simplement effectuer la tâche en toute autonomie.
Il est particulièrement important ici que vous évaluiez l'autonomie du collaborateur sur la base d'un comportement concret – à savoir dans le contexte de la tâche à accomplir - et que vous veilliez à vous situer dans le cadre choisi au préalable.
