Réunion d'équipe: Comment la planifier et l'organiser de manière efficace

La réunion d’équipe idéale

«Trop de réunions sont le signe évident d'une mauvaise organisation». (Cyril Northcote Parkinson)

Dans l'agence de publicité BDO fondée par Alex Osborn, la piètre qualité des réunions agaçait le patron. Il assistait à des dizaines de réunions peu inspirées et peu inspirantes, qui duraient une éternité, fatiguaient leur auditoire et faisaient obstacle à toute forme de créativité. C'était le pompon pour une entreprise qui se targuait de réaliser son chiffre d’affaires grâce à sa créativité ! Osborn, conscient de la menace, s'est alors souvenu de la technique indienne enseignée par Prai-Barshana, vieille de plus de 400 ans. S’inspirant de son mantra – «Using the brain to storm a problem» - Osborn jetait alors les fondements de l’actuel «brainstorming».

Le temps d'une réunion dépend du temps consacré aux tâches à accomplir. Le nombre de réunions a en moyenne augmenté ces dernières années et il arrive aussi souvent, qui plus est, que d'autres tâches puissent elles-mêmes en découler.

50% de votre temps consacré à une réunion d’équipe?

En tant que leader, vous passez parfois plus de 50 % de votre temps en réunion. Il est donc essentiel d'utiliser ce temps de manière efficace. Le succès de votre réunion réside en une préparation et une organisation adéquates. La réunion en question doit se dérouler sans anicroche et de manière professionnelle.

Une réunion d'équipe coûte un temps de travail précieux. C'est pourquoi il est important de veiller à ce que l'on puisse en retirer des résultats concrets. Le principe suivant s'applique dès lors à toute forme de réunions : «Autant que nécessaire et aussi peu que possible». Pour cela, elles doivent être bien préparées et menées de manière professionnelle. Votre principal questionnement intérieur, une fois la réunion terminée, doit être celui-ci : le temps consacré a-t-il été investi à bon escient et de manière fructueuse ?

«Les réunions comptant de trop nombreux participants résolvent rarement un problème mais font en revanche perdre un temps précieux». (Cyril Northcote Parkinson)

Vous devriez vous demander à chaque fois si la réunion envisagée est vraiment nécessaire. Vos collaborateurs et vous-même avez besoin de vous réunir pour échanger des informations, prendre des décisions, planifier, discuter, débattre, régler un différend, célébrer un événement et bien plus encore. Les réunions, si elles sont organisées de manière profitable, contribuent en outre à améliorer la motivation de vos collaborateurs et leur productivité.

Quand une réunion d'équipe est-elle utile et quand ne l'est-elle pas?

Quand est-il judicieux d'organiser une réunion d'équipe et quand ne faut-il pas le faire ? La décision d'organiser telle ou telle réunion nécessite une réflexion approfondie, celle-ci entraînant toujours des coûts, qu'ils soient directs ou indirects. Les coûts directs comprennent les frais de déplacement, les repas, la location du lieu de réunion et un éventuel hébergement pour les réunions de longue durée. Les coûts indirects comprennent le temps de travail et la perte de productivité des participants. Vous devez donc vous demander si cette réunion est nécessaire et s'il n'existe pas d'autres manières de procéder (échange d'e-mails, d'informations ou de mémos). Rompez avec l'habitude d'organiser une table ronde le lieu le lundi à 10 heures «parce qu'on a toujours procédé ainsi». Décidez si la réunion est absolument nécessaire, s'il est encore utile de l'organiser ou si l'on peut en fait s'en passer. Prenez l'initiative, soulevez la question et réduisez votre temps consacré aux réunions de manière éclairée.

Qu'est-ce qui fait le succès d'une réunion d'équipe?

L'expression «Sans plan, on planifie automatiquement l'échec» s'applique souvent aux réunions. La clé du succès de votre réunion réside dans le fait que vos collaborateurs et vous-même soyez clairs dès le départ sur le but, l'objectif et le résultat final à atteindre. Établissez à l'avance un ordre du jour succinct et demandez aux participants de fournir des contenus qui seront ensuite traités dans l'ordre et selon leur degré de priorité.

L’un des facteurs de réussite à ne pas sous-estimer est de savoir qui vous inviterez à la réunion d'équipe et qui vous n'inviterez pas. Dans le cas d'une réunion de routine ou d'un jour dédié, le cercle des participants est d'ores et déjà clairement défini. Dans d'autres cas, ce sont les objectifs et les points de l'ordre du jour qui déterminent qui doit être invité. N'invitez pas trop de participants si vous comptez que la réunion envisagée se révèle fructueuse : moins elle compte de participants, mieux c'est. Si le nombre de participants est raisonnable, il vous sera plus facile de garder le cap. Il est également possible d'inviter certains participants de manière ciblée concernant des points bien spécifiques de l'ordre du jour.

Jamais plus de dix personnes

Vos réunions, en règle générale, ne devraient pas comptabiliser plus de dix personnes. Lorsqu'il s'agit de prendre des décisions et d’élaborer des concepts, compter de cinq à huit participants est idéal. Posez-vous cette simple question : si vous ne pouviez inviter que trois personnes à cette réunion, qui seraient-elles ? La réponse à cette question vous permettra certainement de procéder de manière plus rationnelle lors de la phase de planification.

La plupart du temps, les réunions courtes sont plus productives que les réunions ayant tendance à s'éterniser. Il existe cependant des sujets pour lesquels il est judicieux de prévoir des réunions plus longues. Vous pourriez par exemple envisager d'organiser une réunion plus conséquente de manière trimestrielle plutôt que des réunions hebdomadaires ou mensuelles plus brèves et parfois stériles. Ne laissez pas votre réunion d'équipe devenir oiseuse et n’en faites pas un repaire de songe-creux, soyez un modèle de leadership; exigez également de vos collaborateurs qu'ils gèrent leur temps de manière efficiente.

Une réunion d'équipe exempte de compte-rendu n'a aucune valeur

Pas de réunion sans compte-rendu : un compte-rendu des résultats, idéalement rédigé pendant la réunion et envoyé par e-mail immédiatement après l'événement, résumera brièvement qui était présent, quelles mesures ont été convenues et attestera de manière probante que vous avez utilisé votre temps de travail et celui de vos collaborateurs de manière productive.

Le système de consultation

Abstraction faite des grandes réunions recensant plusieurs interlocuteurs, mettez en place un système d'entretiens individuels avec chacun de vos collaborateurs. Ce système de consultation vous permettra d'une part d’informer et de discuter des sujets qui doivent l’être à titre professionnel et d’autre part de communiquer de manière ciblée avec vos différents collaborateurs sur certains aspects plus personnels tels que leur état d'esprit, leur motivation et leurs (bonnes) dispositions en général. Lors d'un entretien à quatre, il est plus facile pour le collaborateur concerné d'aborder certains sujets particuliers et de s'ouvrir à un autre point de vue. Les réunions à deux ont également pour but de réfléchir à des questions individuelles, de préparer et d'harmoniser des tables rondes plus conséquentes et d'instaurer un climat de confiance. Il est judicieux que vos collaborateurs aient l'occasion de vous rencontrer au moins une fois par mois dans le cadre d'une discussion entre quatre yeux.

Liste de contrôle : les «annihilateurs de productivité»

Lorsque vous organisez une réunion, vous devez en identifier les pièges potentiels : les «annihilateurs de productivité». En voici quelques-uns :

• ne pas commencer à l'heure
• dépasser le temps imparti
• ne pas désigner de responsable de la réunion
• prendre plus de temps que nécessaire, se perdre en conjectures
• laisser un participant dominer partiellement les débats, prendre l’ascendant
• laisser la réunion d'équipe se transformer en un dialogue à sens unique
• ne pas fixer de date butoir ou de tâches à accomplir pour les choses discutées
• aborder des sujets de discussion auxquels les personnes présentes ne peuvent pas contribuer
• inviter trop de participants