Meetings: Gestion des situations difficiles
Si dans la phase préparatoire des meetings on reconnaît les potentiels de conflits, on peut alors réfléchir soigneusement à la personne qui, dans une situation donnée, serait à même d’influer de manière pondérée et apaisante. Chaque groupe a en son sein des hommes et des femmes aux compétences sociales qui, chacun(e) à sa façon, peuvent apporter cohésion et objectivité. Les personnes pondérées ayant un ascendant naturel peuvent prendre en charge certaines tâches et étendre leur impact positif. Aucun(e) président(e) de réunion ne doit à lui/elle seul(e) être responsable de l’ambiance et des résultats obtenus.
Nous vous prodiguons ici quelques conseils sur lesquels vous inspirer, conseils qui ne doivent toutefois pas être interprétés comme la panacée universelle:
Consultation individuelle
Si une discussion menace de déborder (digressions, propos interminables, répétitions), le/la président(e) peut solliciter l’avis de personnes dans le public, en les priant de ne s’exprimer que sur des éléments de discussion qui n’ont pas encore été abordés et, s’il le juge nécessaire, il peut effectuer un deuxième sondage d’opinion. Cette méthode convient aussi pour les conférences-vidéo et téléphoniques.
Consultation par voie de fiches
Dans les groupes hésitants qui font traîner les choses en longueur, les participants peuvent être invités à noter leurs idées sous forme de mots-clés sur une ou plusieurs fiches. Celles-ci sont par exemple accrochées à un panneau d’affichage. Cette méthode est aussi adaptée pour collecter des idées et structurer (ce qui forme un tout).
Consultation par voie de vote
Ne pas oublier ceci: organiser un vote est le plus souvent la meilleure méthode si les discussions engagées n’apportent rien de nouveau ni aucun consensus.
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Fonction «Culture de communication/respect des conventions/équilibre»
Nous avons déjà attiré l’attention sur ces points. Une personne exerçant la fonction en question peut intervenir, afin que les discussions se déroulent dans le respect, que les personnes intervenant ne soient pas interrompues, s’expriment de façon claire et brève et que les discussions restent centrées sur les situations et leurs impacts et non sur les personnes, etc.
Poser des questions pertinentes
Les phrases assassines sont des affirmations non fondées formulées sous forme de généralités, qui remettent généralement en cause les personnes, qui rejettent les idées ou les approches de solutions comme étant du domaine de l’absurde. Il est souvent difficile de les contredire et ces phrases assassines peuvent aussi parfois contenir une part de vérité. Dégager cette part de vérité peut s’avérer utile. Les questions suivantes peuvent vous y aider:
- «Je n’ai pas bien compris, qu’entendez-vous par …?»
- «Que voulez-vous dire précisément, lorsque vous parlez d’une solution irréalisable?»
- «Que proposez-vous comme alternatives/pistes de solutions/marche à suivre?»
- «Cette situation semble vous irriter. Pouvez-vous nous expliquer pourquoi?»
- «Qu’en pensent les autres?»
Pot collectif/Parking à thèmes
Aménager un «pot collectif» pour les discussions engagées, qui malheureusement dévient du sujet, est une solution efficace. On peut à cet effet suspendre par exemple une feuille de flip chart. Les sujets qui semblent être importants à certaines personnes, mais qui ne peuvent pas (ne doivent pas) être traités au cours de la réunion, y sont inscrits. Ils sont repris en fin de réunion et la procédure à suivre est décidée (prochaine réunion, résolution bilatérale, etc.).
Interrompre, reporter la séance si nécessaire
On peut aussi interrompre les meetings dans une phase particulièrement difficile et mener de brèves discussions individuelles durant la pause pour demander le soutien d’autres participants.
Dans tous les cas, il convient d’utiliser la procédure suivante:
- Résumer ce qui a été discuté/atteint
- Consigner les points de convergence
- Consigner les points de divergence
- Consigner ce qui doit encore être atteint lors de la réunion
- Visualiser l’ensemble (flip chart)
- Discuter et définir la procédure à suivre
