Entretien de recadrage: Guide des entretiens de recadrage pour les RH
Aides de travail appropriées
Il est important de noter que le recadrage en dit souvent plus sur la personne qui le formule que sur celle qui le reçoit. En effet, chaque feedback contient des révélations sur soi-même: nous sommes d'autant plus interpellés par un comportement qu'il entre en conflit avec nos valeurs professionnelles et nos convictions.
Surmonter l'appréhension de l’entretien de recadrage
L'expérience montre que le recadrage orienté vers le changement est initialement déstabilisant! Chacun possède une dimension narcissique qui aspire à la perfection, et le recadrage suggère qu'une amélioration est possible!
C'est pourquoi de nombreux managers éprouvent des difficultés à mener un entretien de recadrage. Ils craignent de blesser leur interlocuteur, redoutent des réactions négatives, une détérioration des relations professionnelles, un rejet ou des tensions, et s'inquiètent d'une baisse de motivation ou d'une dégradation de la collaboration.
La communication est inévitable
L'absence de feedback est en soi une forme de communication non verbale qui peut transmettre des messages problématiques:
- "Ton travail et toi n'êtes pas suffisamment prioritaires pour mériter un feedback régulier."
- "Je ne suis pas satisfait de ton travail mais je te considère trop fragile pour recevoir ce feedback."
- "Notre relation professionnelle me semble trop fragile pour supporter ce feedback."
- "Ton comportement pose problème mais je doute de ta capacité à évoluer."
L'interprétation du collaborateur dépendra de son histoire personnelle et de la qualité de votre relation professionnelle.
En revanche, aborder ouvertement le recadrage communique:
- "Je te considère comme un professionnel. Ton développement m'importe. Je te crois capable de recevoir un feedback constructif et d'évoluer positivement."
Le recadrage constructif renforce les relations professionnelles
En tant que RH, vous devez faire comprendre aux managers les messages sous-jacents qu'ils transmettent. Quel message préfèrent-ils faire passer ? Celui inhérent au feedback orienté vers le changement - ou celui qui transparaît en son absence ?
Les messages ci-dessus démontrent qu'un recadrage constructif consolide la relation professionnelle. C'est un point essentiel à transmettre lors de la préparation des managers.
Il est important de rappeler aux managers que même si le recadrage est initialement inconfortable, la majorité des collaborateurs souhaitent recevoir un feedback régulier sur leur travail. Des retours aussi bien valorisants que développementaux! C'est ce que confirment nos études RH sur les attentes des collaborateurs.
Accompagner les managers dans leurs entretiens de recadrage
Rappelez aux managers que le recadrage reflète leur perception personnelle. Leur vision professionnelle n'est qu'une perspective parmi d'autres. Ces éléments doivent être pris en compte lors d'un entretien de recadrage. Conseillez-leur, après avoir donné leur feedback, de permettre au collaborateur d'exprimer son point de vue.
Encouragez-les à privilégier les questions ouvertes témoignant d'un réel intérêt. L'objectif n'est pas d'accuser, de se justifier ou de contre-argumenter, mais de reconnaître et comprendre les différences de perception de la situation professionnelle.
Conseils à transmettre aux Managers
- Conseil n° 1: Le recadrage se fait en privé
Les feedbacks positifs peuvent être donnés en public. Les recadrages nécessitent un cadre confidentiel, hormis la présence éventuelle du supérieur hiérarchique. - Conseil n° 2: Maintenir sa position
Ne pas affaiblir ou relativiser sa position le lendemain. - Conseil n° 3: Privilégier le face-à-face
Éviter les recadrages écrits ou téléphoniques qui augmentent les risques de malentendus. - Conseil n° 4: Accorder du temps au dialogue
C'est dans l'échange que s'effectue la véritable appropriation du recadrage. - Conseil n° 5: Prioriser l'essentiel
Aller directement au sujet du recadrage. Commencer par l'important et les changements attendus. - Conseil n° 6: Être précis
Formuler le recadrage clairement avec des exemples concrets récents. - Conseil n° 7: Agir rapidement
Aborder les points critiques rapidement pour que la situation soit encore fraîche dans l'esprit du collaborateur. - Conseil n° 8: Se concentrer sur le présent
Ne pas revenir sur d'anciennes situations sauf si elles se répètent régulièrement. - Conseil n° 9: Distinguer performance et personne
Centrer le recadrage sur le comportement ou la performance, pas sur la personne. - Conseil n° 10: Respecter les réactions
Les réactions émotionnelles sont normales. Les accueillir avec respect et empathie. - Conseil n° 11: Faciliter l'acceptation
L'introspection est plus difficile face à l'accusation ou la peur. Créer un espace sécurisant sans crainte de conséquences ni besoin de justification. - Conseil n° 12: Garder le cap
Laisser le collaborateur et son supériuer s'exprimer tout en recentrant la discussion si nécessaire. - Conseil n° 13: Formaliser
Documenter par écrit les actions convenues et les résultats attendus.
Recommandations de produits
Performance insuffisante
Guidez le manager pour qu'il structure son entretien de recadrage selon les bonnes pratiques RH. Insistez sur l'importance d'agir rapidement: le collaborateur doit comprendre rapidement ce qui est attendu.
Sensibilisez le manager à l'impact d'une sous-performance tolérée sur la motivation collective. Il est crucial d'aborder rapidement les performances insatisfaisantes. Le collaborateur ne peut s'améliorer que s'il comprend ce qui est attendu différemment.
Une sous-performance tolérée durablement démotive l'équipe. Les autres collaborateurs peuvent s'interroger sur leur propre investissement si des performances moindres sont acceptées. Le risque est une baisse progressive des performances collectives.
Conseiller sur la gestion de l'absentéisme
L'absentéisme a un coût financier direct mais impacte aussi l'ambiance et la motivation de l'équipe qui doit absorber la charge supplémentaire. Dans votre rôle RH, votre mission est de développer les compétences des managers en matière de gestion de l'absentéisme.
L'entretien comme première mesure
En tant que professionnel RH, formez les managers à comprendre qu'annoncer un entretien d'absentéisme peut déjà améliorer la présence. C'est pourquoi vous devez les encourager à agir rapidement.
Conseillez-leur une analyse préalable rigoureuse: évolutions, récurrences, patterns. Guidez-les pour aborder ces éléments factuels pendant l'entretien: fréquence, périodes, schémas répétitifs.
Dans la conduite du recadrage, apprenez-leur à laisser le collaborateur s'exprimer. Sensibilisez-les aux causes multiples: santé mentale, situation familiale, ou facteurs professionnels (harcèlement, conflits, démotivation). L'empathie et l'écoute sont des compétences clés à développer chez vos managers.
Gestion des absences parentales
Accompagnez vos managers face aux absences liées aux enfants: départs précoces, arrivées tardives. La difficulté de vérification ne doit pas empêcher d'agir lorsque ces situations impactent l'équipe.
Absences courte durée des parents
La question de la performance parentale est délicate. Formez vos managers à gérer les absences récurrentes liées aux enfants sans jugement, mais avec rigueur. Face aux impacts sur l'équipe, guidez-les vers un recadrage constructif.
Anticipation
Votre rôle est d'outiller les managers pour anticiper les situations prévisibles (parents, grossesses). Aidez-les à évaluer l'impact sur les postes/équipes et à construire des solutions proactives, potentiellement en impliquant l'équipe.
Comportement inapproprié
En tant que RH, sensibilisez vos managers à la gestion des comportements inadaptés (hygiène, langage, ponctualité, tenue), distincts des infractions formelles aux règles de l'entreprise.
Évaluation
Donnez à vos managers une méthode d'évaluation simple: qu'ils s'interrogent sur l'impact si ce comportement se généralisait. Si l'impact est négligeable, la tolérance est possible. Dans le cas contraire, guidez-les vers un dialogue constructif, en leur rappelant que leur réponse influence les standards de l'équipe.
Structure de l'entretien
Formez vos managers à une structure d'entretien efficace. Enseignez-leur à:
- Mener un dialogue direct et factuel
- S'appuyer sur des exemples précis
- Pratiquer l'écoute active
- Formuler des attentes claires
- Co-construire des solutions Accompagnez-les dans la formalisation: résumé, engagements, planning de suivi et message de confiance.
Cas particulier de l'hygiène
Beaucoup de managers s'inquiètent du "comment dire". Votre rôle est de les rassurer: le sujet de l'hygiène se traite comme les autres comportements inadaptés. Formez-les à rester professionnels et factuels, en se concentrant sur les standards attendus plutôt que sur la personne. Rappelez-leur qu'une approche directe et adulte est préférable à des précautions excessives.
Le rôle des RH dans les entretiens de recadrage
En tant que professionnel RH, votre expertise est cruciale dans l'accompagnement des managers pour la conduite d'entretiens de recadrage efficaces. Votre mission s'articule autour de trois axes essentiels:
Formation et préparation
Développez les compétences des managers dans la conduite d'entretiens structurés, de l'analyse préalable au suivi post-entretien. Votre accompagnement doit les aider à dépasser leurs appréhensions et à adopter une posture professionnelle constructive.
Conseil et support
Positionnez-vous comme référent pour les situations complexes (performance, absentéisme, comportement). Guidez les managers dans l'application des bonnes pratiques tout en respectant le cadre légal et les valeurs de l'entreprise.
Garantie et suivi
Assurez-vous de l'équité et de la cohérence des pratiques de recadrage dans l'organisation. Développez des outils et processus permettant aux managers de documenter et suivre efficacement ces entretiens.
Le succès d'un entretien de recadrage repose sur votre capacité à transformer ces moments potentiellement difficiles en opportunités de développement professionnel, tant pour les managers que pour leurs collaborateurs.
