Planification du temps: Méthodes de gestion du temps

Soit vous gérez votre temps – soit ce seront les autres qui s’en chargeront!

Lorsque l’on se confronte à la gestion du temps, on aborde inévitablement les thématiques de base suivantes que l’on traite, dans la vie quotidienne, sous la forme de différents modèles et utilitaires:

• Gestion des délais (par ex. Outlook)
• Objectifs
• Détermination des priorités (par ex. Eisenhower, ABC, principe de Pareto, efficacité et efficience)
• Tâches de tri
• Liste des activités (par ex. Notes, liste de tâches Outlook)
• Planification hebdomadaire
• Organisation du poste de travail
• Consommateurs de temps et d’énergie (par exemple consommateurs de temps internes et externes)

Nous allons en choisir quelques-uns!

Des objectifs SMART

«Quiconque ignore où il veut aller ne devra pas être surpris de parvenir là où il arrive» (source inconnue).

Les objectifs ne doivent pas des déclarations d’intention – ils doivent donner des indications parfaitement concrètes sur l’endroit où nous souhaitons parvenir grâce à notre activité. Une stratégie mnémotechnique souvent déployé dans la planification du temps est:

• S = Spécifique
• M = Mesurable
• A = Atteignable
• R = Réaliste
• T = Terme fixé

Fixation des priorités: principe d’Eisenhower

Les deux axes concernent l’urgence et l’importance d’une tâche:

• Réfléchissez, pour chaque tâche que vous devez régler, s’il s’agit d’une tâche A/B/C ou d’une tâche D que vous aimez faire. Soyez critique envers vous-même – personne ne va assumer ouvertement des tâches A – sauf si on veut se tirer une balle dans le pied en ne terminant pas des tâches B importantes – car celles-ci deviendront alors inévitables et se transformeront en tâches A, autrement dit, en exercice de pompier!
• Vos tâches de base sont claires par rapport à votre job – et votre chef, il voit cela également ainsi? Dans ce cas, bravo – sinon demandez à votre chef son opinion sur vos principales tâches
• Déterminez si possible vous-même votre temps et ne vous laissez pas imposer des priorités par les autres (sauf de la part de votre propre chef – au bureau ou à la maison …)

Planification du temps: trier les tâches

Dès que vous recevez quelque chose, une présélection de vos tâches est logique selon le modèle suivant:

• Est-ce que la tâche doit être réalisée?
• Est-ce que le travail doit être fait par vous-même?
• Le travail doit-il être réalisé immédiatement?
• Le travail doit-il être réalisé comme d’habitude?
• Le travail doit-il être effectué comme indiqué?

Vous pouvez gagner BEAUCOUP de temps en répondant à ces questions!

Planification hebdomadaire

Pour nous, il s’agit d’un outil dont l’utilité est souvent délaissée en terme de la planification du temps. Un moment idéal pour la planification hebdomadaire est le vendredi après-midi pour clôturer la semaine et pour planifier la semaine suivante – et pour partir allégrement en week-end. Quelques directives accompagnent ce modèle:

• Notez les tâches, rendez-vous et activités
• Estimer leur durée
• Prévoir des zones tampon
• Prendre des décisions
• Contrôle ultérieur