La gestion du temps pour les cadres: Principes d'optimisation
Matthias K. Hettl
Après avoir terminé ses études en Sciences économiques de gestion et en Economie politique ainsi que sa préparation au doctorat, Matthias K. Hettl occupa tout d’abord le poste d’assistant de direction pour exercer ensuite des responsabilités de direction et des responsabilités budgétaires dans diverses positions de management. Il exerce la fonction de directeur de l’entreprise Management Institut Hettl Consult à Rohr près de Nuremberg depuis 1995. Il est plus particulièrement actif dans le rôle de coach, entraîneur et conseiller en management pour les comités de direction, les directions d’entreprise et les cadres dirigeants. Ses principaux centres d’intérêt englobent les thèmes de Leadership skills et de compétences managériales. Ses activités de membre de conseil de surveillance, de direction d’une entreprise de taille moyenne et de consultant auprès des Nations Unies à New York lui confèrent une grande expérience. De plus, il a occupé plusieurs années durant une chaire de management et marketing. Il est connu comme auteur d’ouvrages spécialisés et livres audio ainsi que pour avoir publié de nombreux articles techniques. En collaboration avec son team, il conseille les CEOs, les membres de conseils d’administration, les directions et le service de gestion des ressources humaines des petites et moyennes entreprises ainsi que des groupes dans le cadre national et international. Remarqué comme «excellent speaker» et «excellent trainer», il fait partie des conférenciers d’envergure dans les pays germanophones et collabore avec les organisateurs des séminaires et congrès les plus prisés en Europe. A ce jour, il a enthousiasmé ses 25 000 auditeurs par une indiscutable compétence, un style d’exposé direct et très motivant aux conseils pratiques utilisables tels quels. Ses conférences obtiennent régulièrement la note d’excellence.
Pour y remédier efficacement, il faut une gestion réaliste du temps, basée sur un bilan régulier, le développement de son propre comportement en matière de travail et de direction ainsi qu’une bonnegestion du stress et de la pression.
Planification des objectifs personnels
La gestion du temps pour les cadres commence, pour un cadre, par le développement d’objectifs réalistes, car diriger les autres implique d’abord de savoir se diriger soi-même. Demandez-vous à intervalles réguliers dans quelle direction votre entreprise, votre service et vous-même souhaitez ou devez vous développer. Convenez de vos objectifs à l’interne et discutez de la charge de travail qui en résulte avec vos collaborateurs. Décomposez les objectifs (de projet) en petites unités («étapes») afin d’identifier les succès, mais introduisez également à temps les corrections nécessaires. Suivez la formule SMART. Vos objectifs doivent donc être spécifiques, mesurables, acceptés, réalistes et datés régulièrement.
Garder la vue d’ensemble
La gestion du temps pour les cadres: Donnez immédiatement une date aux événements, aux objectifs et aux Dates de livraison et inscrivez les étapes et les travaux préparatoires nécessaires dans votre calendrier. Ayez non seulement un agenda, mais aussi une matrice des tâches. Vous en aurez ainsi une vue d’ensemble actualisée, vous ne risquez pas d’oublier quoi que ce soit et pouvez toujours agir à bon escient. Si en Effet vous identifiez à temps les contraintes temporelles, vous pouvez agir en conséquence: par exemple, écourter les Réunions ou déléguer les tâches à un collaborateur, ou encore, pour les tâches moins importantes, réduire le temps consacré ou les organiser différemment.
La loi de Murphy
Planifiez à moyen terme et sans trop de détails. Par analogie avec la loi de Murphy, vous pouvez partir du principe que «ce qui va mal, va mal». Quelle que soit la qualité de votre planification, des imprévus surgiront toujours. Prenez le cas échéant quelques minutes pour vous restructurer: qu’est-ce qui peut ou doit encore être fait aujourd’hui? Que faire des tâches qui ne peuvent plus être effectuées maintenant? Et évitez de vous énerver à l’idée de devoir bouleverser votre plan initial. Cela ne vous apport rien si ce n’est perdre du temps et de l’énergie. Utilisez la règle dite de l’ALPEN. Procédez de la manière suivante. Vous notez vos tâches (en suspens, nouvelles, quotidiennes), vous estimez leur ampleur, vous prévoyez des périodes tampons (entre 30 et 60% selon le domaine de travail), vous prenez des décisions concernant les priorités que vous donnez aux différentes tâches et vous les évaluez régulièrement, ainsi que vos processus de travail et votre planification du temps lors du contrôle ultérieur. Qu’est-ce qui a changé, qu’avez-vous appris de votre planification précédente et qu’allezvous prendre en compte à l’avenir, etc.
Recommandations de produits
Fixer les priorités
La définition et le respect de priorités claires font partie de la discipline reine de la gestion du temps pour les cadres. Les tâches et les objectifs sont plus ou moins importants ou urgents, ils requièrent donc une attention différente, des qualités d’exécution différentes et donc des délais différents également. L’une des règles de priorité les plus connues est celle d’Eisenhower. Il fait la distinction entre l’urgence et l’importance d’une tâche et recommande de donner la priorité à ce qui est important par rapport à ce qui est urgent et de bien le planifier. Les choses urgentes comme les e-mails, les appels téléphoniques, etc. dominent de toute façon le quotidien. En revanche, les choses importantes telles que le développement de stratégies, la gestion des collaborateurs, la prévention des conflits ou bien sûr le temps consacré à la détente et au repos sont souvent négligées ou ne sont prises en compte que «lorsque cela devient nécessaire».
Face aux agents chronophages
Analysez franchement votre travail quotidien. Que faites-vous pour vous retrouver régulièrement dans la tourmente? Qu’est-ce qui fait simplement partie du système et que vous ne pouvez pas changer ou seulement de manière marn’aimez ginale? Où pouvez-vous intervenir et changer les choses? Avez-vous tendance à vous interrompre vous-même en Passant d’une tâche à l’autre sans la terminer ou en vous laissant arracher à votre travail de concentration par d’autres tâches sans que cela soit vraiment nécessaire? Devez-vous être toujours disponible pour vos collaborateurs ou cela peut-il attendre un peu? Nous vous recommandons donc de vous accorder chaque jour une «heure de silence», où vous pouvez vraiment travailler en toute tranquillité. Si vous êtes interrompu, notez la nouvelle tâche et revenez le plus vite possible à celle en cours d’exécution. Si les interruptions font partie de votre travail, veillez à faire des pauses suffisamment courtes. C’est là la seule
façon de conserver votre concentration et vos capacités à long terme.
Procrastination
Il n’y a guère de personnes qui ne remettent pas à plus tard certaines tâches, et ce, soit par manque d’informations,soit parce que la tâche semble ennuyeuse ou trop complexe, remettre à plus tard, procrastiner, coûte de l’énergie. Prenez l’habitude de penser toujours un pas plus loin, en direction de la réalisation. On recommande la tactique du salami pour les projets. Décomposez les grandes tâches en petites étapes gérables et inscrivez immédiatement les activités dans votre agenda. S’il s’agit de choses auxquelles vous marn’aimez pas vous attaquer, commencez la journée par la tâche qui vous paraît la moins intéressante. Vous connaissez certainement le sentiment agréable que l’on peut éprouver lorsque’on a surmonté des difficultés et que l’on s’est attaqué à un entretien d’évaluation difficile qui aurait dû être tenu depuis longtemps. Oubliez ce désir impérieux de tout faire vous-même et à la perfection. Le principe qui prévaut ici est qu’il vaut mieux accomplir une grande partie des tâches bien plutôt que parfaitement. Car le perfectionnisme est souvent un frein qui conduit à la procrastination et devient ainsi chronophage. Définissez dès le départ des critères de qualité importants pour vous ou pour le client.
Il faut déléguer!
Est-ce que vous devez vraiment tout faire vous-même ou pouvez-vous accepter le fait qu’un collaborateur effectue la tâche peut-être différemment, mais tout aussi bien que vous? Pour déléguer avec succès, vous devriez commencer par discuter des critères essentiels Avec votre collaborateur, puis le laisser agir seul. Vous clarifiez ainsi dès le départ ce qui est particulièrement important pour vous dans l’exécution de la tâche, quels sont les critères de qualité et les priorités qui vous semblent indispensables et ceux qui sont moins importants.
Faire de l’ordre
Essayez de respecter la règle selon laquelle chaque chose a sa place et peut être trouvée immédiatement. Définissez une structure logique et chronologique pour votre classement (informatique), que les autres peuvent également comprendre. Prenez l’habitude de classer les choses dès qu’elles sont terminées ou en cours d’exécution. Rangez votre bureau chaque soir, préparez ce que vous voulez commencer le lendemain matin, vous pourrez ainsi commencer la journée rapidement et efficacement. Pendant la journée, n’ouvrez que les dossiers ou les documents dont vous avez besoin pour la tâche en cours. Tout le reste n’est que source de distraction et de perturbation.
Les e-mails, ces chronophages
Ne commencez pas la journée en répondant à vos e-mails. Passez-les rapidement en revue et sélectionnez ceux auxquels il faut répondre sans tarder et mettez les autres en attente. Prévoyez des heures fixes ou des blocs intermédiaires pour répondre aux messages. Soit deux fois par jour, soit par blocs de 15 minutes entre deux. N’oubliez pas de désactiver les signaux acoustiques ou optiques, car cela ne fait que distraire. Optez rapidement pour l’une de ces cinq possibilités: traiter (immédiatement) l’email, en faire une tâche et l’inscrire dans le calendrier, le classer, le déléguer ou le supprimer. Si vous répondez toujours sur le champ, vous recevrez souvent une réponse le jour même. Cela peut certes être utile, mais il suffit souvent de ne répondre que le soir ou le lendemain. Vous réduisez ainsi le rythme du ping-pong électronique. Déterminez qui vous voulez/devez vraiment mettre en contact. En discuter au sein de l’organisation sera également utile. Créez des groupes de destinataires, car si vous envoyez souvent des courriers identiques à un certain groupe de personnes, utilisez la possibilité de créer des groupes de destinataires spécifiques dans le carnet d’adresses électroniques.
Les entretiens
Bien s’y préparer est essentiel. Fixez un ordre du jour avec des objectifs et des heures de réunion pour chaque point. Commencez et terminez à l’heure. Désignez une personne chargée d’animer la séance, c’est-à-dire de veiller aux horaires (temps de parole), aux objectifs de la discussion, aux thèmes, etc. Il est également important que vous veilliez à ce que tous les participants y arrivent préparés. Eviter les interruptions pour permettra d’être plus efficace. Les rapports doivent avant tout être des rendus de résultats avec des choses concrètes à faire, l’idéal étant de les afficher immédiatement sur l’ordinateur portable et le rétro-projecteur afin de permettre à tous les participants de la séance en ligne de les voir. Gérer le stress Le stress est une réaction physiologique face à des situations qui semblent menaçantes ou trop exigeantes. Le cerveau s’active dans ce cas en libérant des hormones de stress telles que l’adrénaline ou le cortisol, afin de mettre le corps dans une disposition d’action accrue. Ces hormones provoquent notamment une augmentation de la fréquence cardiaque, de la pression sanguine et de la mise à disposition rapide de réserves d’énergie. Les muscles sont tendus et l’organisme est prêt à fuir ou à combattre. Une fois le danger passé, le corps commence à se régénérer pendant la phase de récupération. Le Corps et l’esprit se détendent pour retrouver leur niveau d’attention normal. Mais si cette phase de récupération n’a pas lieu, l’état d’alerte persiste. Si le stress dure très longtemps, le corps perd même sa capacité à retrouver son Niveau de repos antérieur, ce qui entraîne à la longue un épuisement ou des maladies physiques et psychiques.
Votre vision du monde
Les pensées, les attitudes, les évaluations et les représentations d’une Situation jouent un rôle décisif pour savoir si celle-ci est vécue comme stressante et à quel point. Si l’on s’évalue soi-même et l’environnement de manière positive ou neutre au lieu de les influencer et de les accabler, les sentiments, le comportement et la santé changent. Un changement d’attitude ou d’évaluation est souvent la seule méthode, mais aussi la plus efficace, lorsque l’on ne peut pas ou que peu influer sur les circonstances extérieures. C’est pourquoi la gestion du temps pour les cadres doit inclure la création d’une distance entre vous et la situation problématique/stressante. Vous pouvez le faire en vous demandant: «Qu’en penserai-je dans deux ans?». Cette question vous permet de relativiser les événements, ce qui ne peut qu’être utile pour «remettre les choses à leur place». Pensez à tout ce que vous avez déjà surmonté dans la vie – cette petite contrariété ne peut donc pas être un obstacle pour vous. En outre, une planification réaliste et minutieuse du temps, avec suffisamment de marge de manoeuvre, est la stratégie la plus efficace pour prévenir le stress. Prenez le temps de planifier et de fixer des priorités lorsque vous êtes particulièrement stressé ou que votre emploi du temps est chamboulé.
Détente physique et mentale
Des études récentes montrent que les personnes qui font régulièrement du sport sont mieux protégées contre le stress et tombent moins souvent malades. Elles supportent mieux les charges de travail, souffrent moins de troubles du sommeil et de rhumes. Chez les personnes sportives, l’ensemble de l’organisme biologique réagit différemment au stress que chez celles qui ne le sont pas. La gestion du temps pour les cadres inclut des méthodes de détente qui permettent de soulager les tensions, notamment chroniques. Outre le Training autogène et la relaxation musculaire progressive, il existe des méthodes comme le yoga, la méditation ou le qi-gong, des procédés imaginatifs et le biofeedback. Le choix de la méthode qui vous convient le mieux dépend avant tout de vos préférences personnelles ainsi que de l’apprentissage et de l’investissement en temps qui y sont liés. Après trois à quatre semaines de pratique régulière, l’effet relaxant et apaisant se fait sentir au quotidien. S’exercer à de nouveaux comportements, examiner régulièrement l’organisation du travail d’un oeil critique et veiller à l’activité physique et à la détente, tout cela prend bien sûr du temps au départ, mais s’avère très vite payant pour soi-même et pour sa réussite professionnelle.
