Gestion du temps: Irruptions intempestives et autres gouffres à temps

Faute de bonne gestion du temps

La spécialiste en informatique Gloria Markt a constaté que dans un bureau, une personne travaille en moyenne onze minutes avant d’être interrompue. Le pire est que chacune de ces irruptions l’éloigne à tel point de ce à quoi elle était occupée, qu’elle entreprend deux autres tâches et que huit minutes passent avant qu’elle puisse à nouveau se concentrer sur sa première activité. Un cercle vicieux qui, au fil de la journée, peut véritablement devenir gênant et nous donner l’impression de ne rien faire d’autre que réagir à ces sollicitations. Les tâches en cours s’enlisent et nous peinons à les terminer, faute de bonne gestion du temps.

Je connais il est vrai des personnes qui apprécient ces interruptions, car elles leur permettent de remettre à plus tard les tâches ardues ou ingrates auxquelles elles étaient occupées. Un moyen sans aucun doute efficace d’éviter certaines choses. Les conseils qui suivent ne peuvent rien pour ce genre de personnes.

Penchons-nous de manière constructive sur les différents types d’interruptions et les trucs pratiques pour les éviter.

Quelles interruptions vous dérangent votre gestion du temps?

Provenant de vous-même:

• Objectifs peu précis
• Priorités floues
• Tâches remises à plus tard
• Perfectionnisme
• Chute de motivation
• Doute sur ses propres capacités
• Tendance à tout entreprendre simultanément
• Incapacité à dire non
• Caractère désordonné
• Incapacité à prendre des décisions

Provenant de l’extérieur:

• Téléphone
• Courriels
• Courrier
• Visites non annoncées
• Collègues

Conseils généraux sur la manière dont vous pouvez gérer les interruptions inopportunes:

• Accordez la priorité aux tâches qui figurent dans votre planification journalière.
• Les urgences provenant des autres ne doivent pas influencer votre travail de manière conséquente.
• Demandez à la personne qui vous dérange de formuler sa demande et de vous la transmettre par courriel.
• Faites en sorte de disposer d’une heure «d’or», durant laquelle vous pouvez accomplir vos tâches sans que personne vous dérange. Vous pouvez à cet effet demander à un collègue de répondre pour vous au téléphone durant cette période. Ou vous transférer dans un autre local afin de vous attaquer aux choses urgentes sans être interrompu.
• Remettez les appels inopportuns à une date ultérieure en fixant un rendez-vous téléphonique.
• Enclenchez le répondeur ou la boîte postale de votre téléphone portable lorsque vous avez besoin de travailler en toute tranquillité.
• N’exagérez pas dans l’application de ces stratégies d’évitement. En vous protégeant constamment, vous donneriez l’impression d’être une personne inaccessible, et cela nuirait à vos affaires.

Exemple

Dans l’une de mes activités professionnelles, il m’est arrivé d’avoir une cheffe surchargée en permanence. Elle avait des phases durant lesquelles elle s’enfermait dans son bureau afin de se protéger des questions et autres interventions de ses collaborateurs. Elle estimait qu’elle pouvait ainsi se concentrer totalement sur ses tâches. Mais les collaborateurs, eux, restaient dans le brouillard et ne pouvaient pas avancer dans leur travail, car ils n’avaient pas d’interlocuteur. Peu à peu, l’affaire vira au fiasco : les prestations du personnel laissèrent de plus en plus à désirer, le manque de motivation gagna toute l’équipe. Des employés démissionnèrent. Un cercle vicieux s’était mis en place.

Mais il n’y a pas que les interruptions qui nous viennent de l’extérieur. Un nombre d’entre elles tout aussi élevé provient de nous-mêmes: manque de concentration ou de motivation, frustration, surmenage, soucis, stress relationnel, etc. et sont cause de mauvaise gestion du temps.

Faire face au flux de mails

Il y a dix ans, personne n’avait prévu la multiplication des courriels ! Et nous ne pouvons plus nous imaginer, aujourd’hui, travailler dans un bureau sans Internet ni mails. Or ces services, très utiles, peuvent aussi être la source d’importants désagréments. Par exemple lorsque l’on est submergé par des quantités d’information ingérables. Un son clair émis par notre ordinateur nous annonce de manière prometteuse l’arrivée d’un courriel. Notre curiosité l’emporte alors souvent sur la discipline. Comme les chips nous poussent à remettre la main dans le paquet, le son du mail arrivé pousse presque automatiquement notre main à s’emparer de la souris et à cliquer dans notre boîte de réception.

Ceux qui ont lancé un SOS afin de ralentir le courrier électronique ont vu juste. Il faut fermer le robinet. Voici quelques suggestions qui vous aideront à vous protéger des attaques des courriels:

• Modifiez tout simplement le rythme de votre courrier électronique. Au lieu d’avoir votre logiciel constamment ouvert, fermez-le et décidez à quel moment vous voulez recevoir vos mails.
• Il suffit la plupart du temps de recevoir son courrier électronique quatre à cinq fois par jour. Evitez de le réceptionner aux moments de la journée où vous êtes le plus performant. Faites-le plutôt lorsque votre concentration faiblit ou que vous avez envie d’une petite pause.
• Ne passez pas trop de temps à lire et à répondre à vos messages. Eliminez directement les spams ainsi que les mails dont les expéditeurs vous sont inconnus. Rédigez et envoyez directement toutes les réponses qui vous prennent moins de deux minutes.

Visites non annoncées, appels téléphoniques et collègues

Nous avons presque tous des agendas bien remplis. Votre collègue qui frappe à votre porte ou ce fournisseur qui souhaite vous présenter son nouveau produit vont donc, la plupart du temps, vous déranger.

Il en va de même des appels téléphoniques commerciaux.

Dans les deux cas, votre travail est interrompu. Vous savez maintenant ce qui se passe alors: vous commencez par fuir dans deux autres activités avant de vous remettre à ce que vous étiez en train de faire. C’est le côté mystérieux des interruptions: elles séduisent (au sens littéral du terme, elles vous détournent de votre chemin), invitent à se lancer dans des conversations et à abandonner votre tâche.

Faites preuve d’obstination, restez centré sur vous-même: «Je n’ai pas le temps en ce moment. Veuillez prendre rendez-vous à l’avance par téléphone» ou «Je n’ai besoin de rien.»

Dans la plupart des cas, vous pourrez ainsi éviter d’entrer en matière lors d’une visite non annoncée. Si la personne en question se fait plus pressante, il ne vous reste plus qu’à la renvoyer de manière claire - même désagréable si nécessaire.

Voici une autre méthode pour vous protéger de visites non souhaitées: déterminez des heures de visite, par exemple lundi de 10 h à 12 h pour les fournisseurs et placez une information claire à ce sujet à l’entrée de votre bureau.