Délégation: Comment déléguer avec efficacité?
Brigitte Miller
Brigitte Miller est auteure indépendante et journaliste. Elle écrit depuis 1990 pour des maisons d’éditions renommées et pour des portails en ligne au plan national et international sur les thématiques du management, de la gestion du personnel, de la gestion du temps, de la créativité et du management personnel. Dans ses articles, outre les nombreux conseils et expériences tirés de ses conversations et de ses interviews, elle nous livre aussi ses jugements personnels, fruit de son activité professionnelle. Elle fait preuve à cet égard d’une grande ouverture d’esprit, influencée par deux idées fondamentales: «On ne se baigne jamais deux fois dans le même fleuve» (Héraclite) et «Ce qui hier était juste ne l’est plus nécessairement aujourd’hui. Les problèmes d’aujourd’hui viennent des solutions d’hier», Peter Senge elle aspire à découvrir toujours plus d’options concrètes inédites permettant de dépasser ses limites personnelles – et d’enrichir ainsi sa propre existence.
Les règles
Pour déléguer efficacement, voici les principales règles à respecter et les questions que vous devez vous poser.
1- Définir les responsabilités et les tâches à déléguer (Quoi?)
Au début de la démarche, il faut procéder d’une manière graduelle en commençant par les responsabilités non importantes et les plus opérationnelles afin d’éviter les conséquences néfastes à l’équipe ou à l’entreprise. Les responsabilités doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et déterminées dans le temps.
2- Identifier le moment favorable (Quand?)
Certaines raisons peuvent vous forcer à déléguer. Dans la plupart des cas, il peut s’agir d’un choix personnel et structurel, comme réduire votre charge de travail au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise ou d’un choix stratégique pour la mener à un autre niveau ou pour réaliser les opérations efficacement. Lors de la délégation, le mieux c’est de choisir un moment propice au changement et à l’amélioration.
3- Identifier la personne (Qui?)
Il faut choisir la personne appropriée qui possède les compétences requises, disponible et motivée à prendre davantage de responsabilités. Cela suppose une bonne connaissance des membres de votre équipe afin de pouvoir faire le repérage. Il faut par la suite consulter et discuter avec la personne identifiée avant de prendre la décision.
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4- Définir le cadre général (Comment?)
Pour ce faire, il est essentiel d’établir un cadre clair avec les différents paramètres. Il faut clarifier les attentes de part et d’autre, clarifier les objectifs à atteindre et visualiser ensemble les différentes étapes. Ceci implique que l’entreprise crée les conditions adéquates et fournit les moyens nécessaires. Dans ce cas, vous ne devez pas confondre laxisme et délégation. Il est essentiel d’établir un cadre avec un minimum de suivi régulier sous forme de rencontres et de comptes rendus afin de pouvoir s’ajuster au bon moment s’il y a lieu.
5- Supporter et communiquer (Comment?)
Il est important d’avoir confiance en la personne que vous aurez choisie et de respecter le principe du laisser-faire, mais sans jamais abandonner. Vous devez rester à l’écoute et afficher une certaine disponibilité en cas de difficulté soit pour un conseil, une aide ou un ajustement de moyens. Il faudra trouver avec la personne les mesures correctives si c’est nécessaire. Durant tout le processus, vous devez faire preuve d’une rétroaction constructive et une reconnaissance sincère pour stimuler la motivation et le développement professionnel. Durant tout le processus, il faut éviter le style directif ou autoritaire. Il faut au contraire agir plus comme coach ou accompagnateur.
6- Évaluer la démarche (Comment?)
Il ne faut pas confondre avec l’évaluation de rendement. Il s’agit dans ce cas de faire le bilan du processus et de la démarche de délégation. Ce bilan vous concerne autant que votre collaborateur. Il vise le développement professionnel des personnes et les pratiques de l’entreprise. Il s’agit de faire ressortir les résultats, les écarts, les causes, les points positifs ainsi que les points à améliorer. C’est donc une manière de construire des acquis intéressants au niveau des processus et des façons de faire et d’éviter de refaire les mêmes erreurs les prochaines fois.
