La correspondance professionnelle: La carte de visite de votre entreprise
Claudia Scherrer
Claudia Scherrer est propriétaire et directrice de Tipptopp. Ses principales compétences concernent la communication et la révision de textes. Elle fait profi ter ses clients de son expérience en animant de nombreux séminaires (en allemand): Postulation globale - le succès sur toute la ligne; Correspondance moderne – la réussite sans emphase; A l’aise au téléphone – la communication par excellence; Affaires et bonnes manières – un comportement optimal en toute situation.
Pourquoi vos écrits doivent-ils être modernes et centrés sur les clients?
Il n’est qu’une sorte d’entreprise qui puisse se permettre d’écrire de manière négligée: celle qui vend un produit de première nécessité dans un marché non concurrentiel sans aucune alternative possible. Toutes les autres sont comparées par leurs clients actuels et leurs clients potentiels avec la concurrence. Et le prix et la prestation, mais aussi les émotions, y jouent un grand rôle.
Chacun de nous se pose tôt ou tard la question des émotions. Chaque contact client contribue à faire réfléchir dans quelle mesure on se sent à l’aise au sein d’une entreprise. Pensez-y la prochaine fois que vous devrez écrire: rédigez de manière amicale, claire et compréhensible. Ecrivez d’homme à homme, dans un langage empreint d’attention qui dévoile une personnalité. Vous fidéliserez ainsi vos clients.
Rappelez-vous que votre correspondance est, pour fidéliser les clients, bien plus importante que les brochures imagées ou un portail internet moderne. De nos jours, chaque entreprise utilise ces mêmes outils de communication. Peu importe le niveau de réussite de ces moyens de communication – vos clients savent que ce n’est qu’une façade. L’essentiel, c’est ce qu’elle dissimule. Et derrière cette façade, par bonheur, c’est vous qui agissez.
Pourquoi devez-vous cibler vos écrits?
Chaque information que vous écrivez à vos clients remplit une fonction. Si vous avez formulé l’objectif de votre information avec naturel et clarté, votre lettre est déjà presque rédigée. Notez bien que: Moins c’est plus! Formulez au maximum trois objectifs par lettre ou e-mail, il serait même préférable de ne formuler qu’un seul objectif principal. Tout en rédigeant, gardez bien vos objectifs à l’esprit et sélectionnez les éléments importants pour que vos lecteurs puissent vous suivre.
Pourquoi vos écrits doivent-ils être centrés sur les destinataires?
Erigez votre lectrice ou votre lecteur en personnage central. Les attentes et la satisfaction des destinataires sont prioritaires. Demandez-vous: Qu’attendent-ils de moi? Quelle connaissance du sujet ont-ils? Quelle est leur situation? Que puis-je faire pour eux?
La situation initiale côté lecteur mise à part, votre attitude joue un rôle très important. Mettez-vous aussi à la place de votre interlocuteur et essayez d’adopter une attitude constructive et valorisante – tout comme à l’encontre des clients «difficiles». Vous établissez ainsi un climat serein, dans lequel même les thèmes les plus délicats peuvent être traités de manière constructive.
Faites attention à votre liberté d’expression. Si vous trouvez le ton juste, vous obtiendrez la réaction que vous espérez. Qu’il s’agisse d’une commande, d’une passation de marché ou d’une prise de rendez-vous – vous réussirez.
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Montrez votre différence!
La correspondance professionnelle moderne a une tonalité différente. Le mieux qui puisse vous arriver c’est: éveiller l’attention! Au lieu d’avoir recours à de coûteuses campagnes d’annonces, vous rédigez votre correspondance dans un souci d’efficacité et améliorez ainsi à moindre coût l’image de votre entreprise. Une attention optimale portée aux attentes de vos clients produit un impact important et peut être facilement atteinte.
- De nos jours, vous pouvez dans votre correspondance poser des questions mais aussi attendre des réponses. La correspondance professionnelle moderne n’est pas un monologue égoïste, elle est au contraire un dialogue entre partenaires égaux en droit.
- Vous formulez de manière claire et précise. Vous répondez ainsi mieux aux attentes de vos clients et gagnez du temps.
- Abordez directement et concrètement les destinataires – sans leur marcher sur les pieds.
- Ecrivez pour l’autre et placez-le au centre de vos préoccupations. Pour atteindre ce but, vous pouvez vous fier à votre instinct: Comment aimerais-je moi-même être abordé(e)? Qu’aimerais-je pouvoir lire?
- Ce qui n’intéresse pas, n’est pas lu. Nombre de lettres et de mails finissent sans un regard dans la corbeille à papier. Formulez de manière captivante, polie, prévenante, engagée et individuelle. Vous abordez les lecteurs de manière imagée – langage et visuel épurés – et exposez votre point de vue en terme expressifs.
